【4日目】ミスや失敗をリスト化し同じミスを繰り返さない

上はメールを出すときの失敗防止リスト。常に机の見える場所に
上はメールを出すときの失敗防止リスト。常に机の見える場所に

 「相手に迷惑がかかるだけでなく、クレーム処理など、事後対応にも時間を費やすミスや失敗。ミスや失敗したことのほか、未遂もチェックリストで防ぎましょう」

【5日目】メールでよく使うフレーズを辞書登録

 ビジネスメールで大切なのは用件を伝えることと、タイムリーな返信。「返信スピードをアップさせるために、すきま時間を利用して、よく使うフレーズを辞書登録しましょう」

おせわ… いつも大変お世話になっております。日経ウーマン商事の花沢です。
おつ… お疲れさまです。花沢です。
こんご… 今後ともどうぞよろしくお願い致します。
さっそく… 早速のご連絡、ありがとうございます。
けいたい… 念のため携帯番号をお知らせいたします。090-XXXX-XXXX
おいそ… お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願い申し上げます。

【6日目】1〜5分の仕事を付箋に書き出して手帳に貼る

 「仕事の合間のすきま時間を活用するために、1分、3分、5分でできることをリスト化。時間ができたら取り出し、できることに手をつけるといいですよ」

接客などの立ち仕事の場合、小さなメモをポケットに入れたり、職場に貼って皆と共有したりして、実行しよう。

【7日目】仕事のイライラを上司に相談してみる

 「皆さんが感じるイライラは、実は職場の問題点かもしれません。今の管理職は、職場の効率化、時短、残業の削減を会社から強く言われています。自分だけで悩まず、思い切って上司に相談し、改善策を提案すると喜ばれることも少なくありません」

 職場全体のシステムを変えたほうがいい。そんな気づきは、思い切って上司に相談しよう。

木村聡子
税理士
木村聡子 木村税務会計事務所所長。所長を務めながら、仕事術、時間術のセミナー講師や執筆活動を行う。著書に『あなたの1日は27時間になる。』(ダイヤモンド社)など。ブログ「キムラボ」も更新中。

取材・文/吉田明乎 写真/スタジオキャスパー

日経WOMAN2019年2月号掲載記事を再構成

この記事は雑誌記事掲載時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります