鈴木さん流1日1ページTO DOリスト

 鈴木さんのTO DOリスト作りのポイントは8つ。まず朝に書くもの、仕事中に書くものとがある。

【朝に書くもの】1. 帰る時間を決めて書く/2. TO DOを書き出し、最も重要な仕事に「No.1」と書く/3. 時間がかかりそうなタスクに時間の見積もりを書く/4. 「ご褒美TO DO」を書く  【仕事中に書くもの】5. 1つのTO DOが終わったら、かかった時間と自分を褒める言葉を書く/6. 時間をオーバーしたら原因と対策を書く/7. 予定の変更や割り込みタスクを書く/8. 就業後、やり残したTO DOを翌日のページに書く

【朝に書くもの】※上図で赤い囲みの数字

1. 帰る時間を決めて書く

真っ先に決めるのは帰る時間。1日の仕事の終了時間を決めれば、逆算して優先順位や時間配分を考えやすくなる。

2. TO DOを書き出し、最も重要な仕事に「No.1」と書く

TO DOのうち最重要と決めたものには「No.1」と赤字で書き、集中力の高い朝一番に取りかかる。

3. 時間がかかりそうなタスクに時間の見積もりを書く

時間がかかりそうなタスクについては、予測時間を書く。タスク終了後に、かかった時間も記録。

4. 「ご褒美TO DO」を書く

やる気やスピードを高めるには、昼休みやアフター6に、ご褒美のようなモチベーションアップする楽しい予定を書く。

【仕事中に書くもの】※上図で緑の囲みの数字

5. 1つのTO DOが終わったら、かかった時間と自分を褒める言葉を書く

設定時間内にTO DOが終わったら、自分を褒める言葉を書こう。自分を認めることが自信になる。

6. 時間をオーバーしたら原因と対策を書く

設定時間を超えた場合、ムダはなかったかと振り返り、原因や対策を書くと仕事の効率が上がる。

7. 予定の変更や割り込みタスクを書く

急な頼まれ仕事は「至急の依頼」と、割り込みタスクと分かるように記載。終わらなかった仕事の原因が明確に。

8. 就業後、やり残したTO DOを翌日のページに書く

終業直前に、やり残したTO DOを翌日のリストの一番上に書いておくと、翌日、やり忘れるというミスを防げる。

鈴木真理子
ヴィタミンM代表
鈴木真理子 企業研修やセミナーで多くのビジネスパーソンに働き方を指南。『仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術』(明日香出版社)など著書多数。

取材・文/高島三幸 写真/鈴木愛子

日経WOMAN2018年8月号掲載記事を再構成

この記事は雑誌記事掲載時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります