【Step 1】時間管理マトリックスで仕事をピックアップ!

第1重要であり緊急である仕事、第2重要であり緊急ではない仕事、第3重要ではないが緊急である仕事、第4重要でもなく緊急でもない仕事

 仕事の重要度や緊急度を4つに分類する「時間管理マトリックス」を使って仕分け。忘れると大きな損失が出るような重要な仕事を先に探り出すことで、TO DOの優先順位を的確に考えられる。

 時間管理マトリックス(上図)を使って「重要+緊急」「重要+緊急ではない」仕事を洗い出し、その締め切りとともにWindows機能の「付箋」に入力。優先順位をつけやすくなる。

【Step 2】当日と翌日以降のTO DOと締め切りを書く

締め切りも忘れずに書く!
締め切りも忘れずに書く!

 Step1の付箋から仕事の優先度を考えながら、当日と翌日以降のTO DOと締め切りを入力する。当日のTO DOが早く終われば、翌日以降のTO DOを見てすぐ着手できる。

【Step 3】社内で共有するグーグルカレンダーに細かなTO DOを書く

 当日のTO DOにかかる時間を見積もりながら、グーグルカレンダーの1日のスケジュールに入力。処理したら「○」を付ける。部署内で共有することで、周りの人も仕事を依頼するタイミングを考えやすくなり、自分自身も集中しやすくなった。

取材・文/高島三幸 写真/鈴木愛子

日経WOMAN2018年8月号掲載記事を再構成

この記事は雑誌記事掲載時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります