1. 日経xwomanトップ
  2. doors
  3. すぐ始める 本気のスキルUP
  4. 「ミスだらけの秘書時代」から抜けた人が続けている習慣
  5. 2ページ目
すぐ始める 本気のスキルUP

すぐ始める 本気のスキルUP

「ミスだらけの秘書時代」から抜けた人が続けている習慣

「ダメな私」から脱却してステップアップ

名越さんの失敗を乗り越えた軌跡

22歳
入社。受付に配属

新卒で入社後、本社の受付に配属。ビジネスマナーや接客スキルをイチから学ぶ。1年目だったこともあり、仕事の工夫をする余裕はナシ。

23歳~
>>失敗<<
秘書業務でうっかりミスを繰り返す

役員秘書を担当するが、時間や名前を聞き間違えるなどのうっかりミスを連発。上司に、二度手間をかけてしまうこともしばしば。

<<挑戦>>
先輩秘書のノウハウを徹底してまねる

ミスをなくすため、先輩に教わったノウハウを実践。「上司の話はすべてメモする」「指示は反復して確認する」などの基本を徹底。

34歳~現在
<<成長>>

広報室へ異動し、PR業務を担当。仕事内容は大きく変わったが、秘書時代に身に付けたメモ術やコミュニケーション力を生かして活躍中。初めての業務にも積極的にチャレンジできるようになった!

失敗の乗り越え方はこの4つ

1. まずはミスゼロ&質問力で相手の懐に入る

2. 伝え忘れ防止

⇒伝言メモは目立つ付箋を使う
大事な伝言メモにはあえて目立つ付箋を使用。「デスクやPCモニターに貼ったとき、他の付箋に紛れてしまうのを防げます。かわいいデザインで相手に和んでもらう効果も」

3. 秘密漏れ防止

⇒メモは水色かオレンジで取る
重要案件は水色かオレンジでメモ。「ぱっと見ただけでは判別できないので、知られたくないことを書くのに重宝。他の色も試しましたが、この2色が最も読みづらいです」

4. 行き違い防止

⇒自分の言葉に言い換えてその場で確認する
相手の言葉は、「こういう意味ですよね?」と自分なりに言い換えて確認することで、行き違いを防ぐ。「口に出してアウトプットすることで、頭に入りやすくなる利点も」

取材・文/工藤花衣 写真/吉澤咲子

日経WOMAN2019年4月号掲載記事を再構成

この記事は雑誌記事掲載時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります

会員登録で記事クリップやキーワードのフォロー、
My doorsの設定が可能になります