1. メールの送受信の数を減らす

　まずは、やり取りするメールの数そのものを絞ることが大事。送受信のマイルールを決めておこう。

メールの「ラリー」をしない

　相手の「知りたい」を先回りして書いておく。伝えるべきことを過不足なく盛り込まないと、相手から質問が戻ってきてメールのラリーをする羽目に。これでは自分の時間も相手の時間もムダに。「相手が必要とする情報を察し、整理した上でメールする習慣に」

なんでもかんでもメールしない

　複雑な状況を説明する際やお詫びの際など、メールだと文面の作成に多大な時間を取られることも。口頭で伝えたほうが速い場合もある。「そこで悩むと時間のロスなので、行き詰まったらメールにこだわらず電話したり、対面で伝える柔軟さも必要」

不要なメルマガは解除かゴミ箱直行

　読まなくなったメルマガも、受信のたびに注意を奪われ、仕事の効率を下げる。目に入れるだけでも時間を奪われている意識を。「せっかく取っているからと、罪悪感から目を通してしまう人も多いので、登録解除の手続きをするか、仕分け設定をして、視界から完全に消してしまうのが正解」

2. 受信メールへの対応にかかる時間を減らす

　受信メールは機械的に処理することと、時間を決めて、まとめて対応することがポイント。

返信に優先順位をつけない

　返信の優先順位を考えてメールを処理する人がいるが、「その順序を考えるだけでも時間のロス。最終的に全部処理するのだから、古いものから順に機械的に処理していくほうが効率が良く、対応漏れも防げます」

こまめにメールをチェックしない

　メールが届くたびにデスクトップに通知されると、すぐに処理したくなるが、1日3〜4回で十分。「一刻を争うケースはまれで、まとめて処理したほうが効率的。通知をオフにし、午前2回、午後2回など、処理するタイミングを決めて」

受信メールはすべて削除しない

　削除に要するわずかな時間も「積もれば山」。届いたメールは基本的にすべて削除せず、保管しておけばOK。「1通削除するのに0.5秒かかるとして、30通削除すれば15秒。年間で考えると結構なロスです。また、今は不要なメールでも、後で検索して過去のやり取りが役立つこともあります」