仕事のコミュニケーション手段として欠かせない「メール」。丁寧さを追求するあまり、過剰に時間をかけている人も多いよう。相手に配慮しつつも、最小限度の時間で処理し、仕事の能率を上げるメールのコツを紹介します。

ビジネスメールに要する時間はどれくらい？

　自分がメールにどの程度の時間をかけているか意識している人は少ないのでは？ ビジネスメール実態調査2018によると、平均で1日2時間近く費やしているという結果に。「ちょっとしたコツを知れば、2割程度は簡単に減らせます」（日本ビジネスメール協会の平野友朗さん）。

◎1日の送受信数（平均）
・送信数　11.59通
・受信数　34.30通

◎メール1通の作成にかかる時間
・平均　6分

＼毎日2時間弱もメールに費やしている！／
送信 11.59通×6分＋受信 34.3通×1分＝103.84分
日本ビジネスメール協会調べ（2018年）

メールに費やす時間を減らす3つの方法

　平野さんによると、メールに費やす時間を減らすポイントは次の3つがあるという。やり取りするメールの数を絞る、時間を決めて短時間で処理する、メールの型を決めて作成の手間を省くというものだ。

1. メールの送受信の数を減らす
2. 受信メールへの対応にかかる時間を減らす
3. 送信メールの作成にかかる時間を減らす

　次のページからそれぞれ詳しく見ていこう。