「あれどこ？」のど忘れを撲滅　なんでも書き込みノート

3. ささいな仕事も急がない仕事もスケジュールを立てる

　「やり忘れによるミスを防ぐには、やらなくてはいけない仕事を丁寧に洗い出して、スケジュールを管理することです」

　つい忘れがちなのは、急ぎではない仕事や、ささいな仕事。これらにもスケジュールを立て、TO DOを書き出す。TO DOは増えることもあるので、記入スペースには余裕を。

　業務ごとに横軸を1本引き、左端には今日の日付を、右端には締め切り日を記入。その間をいくつかに区切り、ゴールまでに必要なやりとりや準備について、日付と内容を書き込む。

Q. 複数の仕事、どれから始めるの？
A. 毎朝TO DOの所要時間と順番を確認
　まず、毎朝その日にやるべきことを確認する。その上で、各仕事に必要な時間を予測し、優先順位をつけて1日の予定を立てれば、迷わずに行動できて時間のムダもない。

4. イラストや図でビジュアル化

「イラストなどでビジュアル化すると、内容がすんなり頭の中に入ります。読み返す際にも目に留まりやすく、探している箇所が見つけやすいです」

　ノートの利点のひとつは、手書きだと手軽にイメージをビジュアルにして残せること。「同僚への説明もノートを見せながら行いますが、自分の頭の中にあるイメージは、文字だけではなかなか伝え切れません。大事な情報を分かりやすく、迅速に、正確に伝えるには、図やイラストを使った説明が効果的です」

Q. 絵を描くのが不得意なんだけど…
A. 矢印でつなぐ、丸で囲む、でもOK
　キーワードを丸で囲む、因果関係など関係性を矢印で示す、タイムラインを横線で描く。これだけでも、文字だけで示すよりも、格段に分かりやすく、記憶に残りやすくなる。

大塚さんの「アウトプットノート」

　なんでも書き込みノートに書いた内容のうち、共有したい部分をまとめるのが「アウトプットノート」。「プレゼン資料に入れる内容、顧客へ提案する内容などを清書します」。パソコンではなくノートを使うのは、手書きのほうが図に書けて相手に伝えやすいためだ。

□左上には必ず日付を
□業務ごとに1ページにまとめる
□業務ごとにTO DOをリストアップ
□プレゼン資料の鍵となるシートをビジュアル化
□QRコードとチェックマークを使うとスマホで簡単にアップロードできる

＜使っているのはこのノート＞
Everlastの「Rocketbook 手帳サイズ」。スマホで撮影すると、あらかじめ設定したメールアドレスに送付できる。

大塚万紀子
ワーク・ライフバランス 取締役 パートナーコンサルタント

金沢工業大学大学院客員教授。働き方に沿って提案するコンサルティングで、クライアントの労働時間を削減しながら売り上げや利益をアップ。2児の母で、ボランティアなど公私で活躍。

取材・文／武田京子　写真／鈴木愛子