仕事もプライベートも輝いている女性は、手帳の使い方にも一工夫あり! そんな彼女たちに、仕事のあるあるお悩みを手帳でどう解決しているのか、教えてもらいました。今回は、マンスリーとウイークリーを使い分けている高塚苑美さんの手帳術をお伝えします。

【お悩み】いろんな仕事に追われてやりたいことができないときは…

高塚さんはこう解決!
⇒1カ月を前半と後半に、 
1週間は各曜日で分けて時間管理

 輸入車の営業担当を経て、現在はコンサルティング会社をはじめ、4つの会社を経営する高塚苑美さんが実践するのが、「月を前後半に分け、内容ごとに予定を振り分ける」という方法。

 「前半は商談など、最も重要な売り上げに関わる予定を入れます。前半に入れるのは、数字が目標に届かない場合に、後半で巻き返せるようにするため。月2回は、業務の遅れを取り戻すための予備日も設けます

高塚苑美さん(41歳)
グローバルセールスパートナーズ 代表取締役

【愛用手帳は?】「『シャルム』はコンパクトですが、マンスリーとウイークリー共にタスクが書きやすいです」
【お気に入りの手帳文具は?】手帳の書き込みには「ジェットストリーム」の4色ペンを使用。お礼状を書くための筆ペンや万年筆、折り畳み式のミニハサミも常備する

 さらに週単位で「外出する日」「考えをまとめる日」を設けることで効率をアップ。「戦略的に予定を先に割り振ることでムダがなくなり、未来のために時間を使えます」

高塚さんのマンスリーページ

高塚さんのマンスリーページ

使い方のポイントは?

(1)業務の遅れを取り戻すための「予備日」を設定

 突発的な変更や業務の遅れにも余裕を持って対応できるよう、2週間に1日は「予備日」を確保。「特に遅れやトラブルがなければ、進めておきたい作業に早めに着手します」

(2)1カ月を2つに分け、前半と後半で入れる予定を変える

 月の前半は商談など売り上げに関わる案件を、後半は車内の案件や新規案件を中心に入れる。「マンスリー欄を見て、前半と後半の予定の埋まり方に偏りがないようにしています」

・月の前半は、商談など売り上げに関わる案件を入れる
・月の後半は、社内の案件や日時の調整が可能な案件を入れる

(3)商談は赤の下線で目立たせる

(4)プライベートは緑字で

(5)出張が多いのでどこに行くかを目立つ場所に

(6)毎月のTO DOリストを月初に記入

(7)お礼用のハガキを挟んでスタンバイ

 外出先でもすぐ書けるよう、手描きのイラスト入りのお礼用のハガキを手帳に挟んでおく。