ガントチャート手帳 余裕が生まれる7つのポイント

1. 休みの予定はいち早くブロックしておく
2. 重要事項は目立つ付箋で欄外に
3. 常時10個くらい同時進行するので、項目欄が多い手帳がGOOD!
4. 終わったタスクは丸の中を赤く塗る
5. 締め切りの移動など、重要な変更は、変更の記録も残しておく

 手帳を開くと、縦に並ぶプロジェクトが一目瞭然。時系列で優先順位が見えるので、後に回していい仕事や検討期間を短くしても差し支えない仕事などを把握しやすい。

6. 書き込みルールは付箋に
 プロジェクトのスタートは〇印、締め切りは◎印など、仕事のスケジュールをアイコン化。アイコンの意味を付箋で貼っておく。

7. 毎日のルーティン作業は表にしておく
 出社後のメールチェックなど、毎日行う作業を表にして見える化することで、考えずに動けて、作業効率が大幅にアップ。紙は表紙カバーに挟んでおく。

今日からマネしたい時短ワザ

「考える期間」も破線でスケジュール化する

 「検討する期間を『これくらい欲しい』と長く取っていたことが、仕事量を多くした原因のひとつ。他のプロジェクトのスケジュールとのバランスで『これくらい取れる』と期限を決めたら、仕事が回りだしました」

次に生かせる決まり事は吹き出しにする

 「4半期ごとに同じタスクが発生したり、同様の案件を多く担当したり。繰り返しの多い仕事については、作業のルーティンや気づいたことのなかから次に生かせることを、吹き出しで目立たせ、見返します」

取材・文/氏家裕子 写真/小野さやか

日経WOMAN2018年11月号掲載記事を再構成

この記事は雑誌記事掲載時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります