坂上さんのウイークリーページ

1.1週間の大事な予定を書く
2.不在の社員を把握しておく
3.主なTO DOを書く
4.仕事の優先順位を書くことも

坂上さんのタスク管理術

Step1 マンスリーには何も書かず、眺めながら1カ月の予定をイメージ

 1カ月の予定はデジタルで管理し、マンスリーには何も書き込まない。その代わり、月の初めや週の初めに白紙のマンスリーを眺め、大事な予定を思い浮かべながら、何の作業がいつまでに必要になるか、頭の中でシミュレーションする時間を持つという。

Step2 ウイークリーのメモ欄に主なTO DOを書き込む

 週明けの朝、ウイークリー欄に主な予定や書類提出などの締め切り日を書き込み、右ページのメモ欄には、予定から発生するTO DOを。仕事中、TO DOが増えれば随時追加していく。

Step3 黄色のマーカーでチェックボックスを作り、TO DO完了後にチェックを入れる

 TO DOの前に黄色の蛍光マーカーを引いて、正方形のチェックボックスを作る。TO DOが完了すれば、ボックスの中に随時チェックを書き込んでいく。

Step4 水曜を過ぎても完了しないTO DOには赤ラインを引く

 水曜の終業後に終わっていないTO DOがあれば、赤のラインを引き、重要度を自分に意識させて、スピードアップを図る。現状を見ながら、優先順位を見直す場合もある。

Step5 完了しなかったTO DOは「>」記号を書き、翌週のページに同じTO DOを書き写す

 終わらなかったTO DOは、チェックボックスに「>」記号を書いて、翌週のTO DOページに書き写す。対応不要になったTO DOには、「−」記号を書く。

構成・文/高島三幸 写真/小野さやか

日経WOMAN2018年11月号掲載記事を再構成

この記事は雑誌記事掲載時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります