スーパー秘書　毎日がうまく回る人の「書く」のヒミツ

仕事、人付き合い、自己成長…、仕事の成果を残している人や、毎日をイキイキと過ごしている人の陰に「手書き」あり！ どんな工夫やワザがあるのか、そのヒミツに迫ります。

ミスゼロ段取り手帳　コツは「見える化」

　テレビや講演会で活躍する経営コンサルタント・小宮一慶さんの秘書を務めて11年の井出元子さん。

＜お気に入り文具＞「小宮一慶のビジネスマン手帳」に、「ジェットストリーム4＆1」（4色＋シャーペン）の青で書くのが基本

井出元子さん（50歳）
小宮コンサルタンツ 秘書マネージャー　接遇・コミュニケーション講師

　年間約200回利用する上司の新幹線や飛行機の座席の手配、スケジュール調整、著書の進行管理といった秘書業務に加え、人材育成業務も担う。段取りよく仕事を進められるのは、上司が社内にいる時間帯と自分の業務を1冊の手帳に見える化しているから。

　「上司の在席時間を意識し、そこで手渡したほうがいいもの、顔を合わせて確認・相談したほうがいいことを考え、準備すべきことをTO DOとして記入。デジタル管理より書くほうが脳に定着し、予定確認や変更にも即座に対応しやすいです」

　井出さんは、日々の仕事の内容や勉強会で得た学びをノートに、振り返りは日記に記録。「営業職などとは異なり、今の業務は成果や成長が見えにくい。でも記録の蓄積を見返すと、自分の成長が確認できるんです」

ミスゼロ段取り手帳の書き方

→上司の在席時間を見える化し自分の仕事を組み立てる

1. 上司の在席時間帯に青のマーカーを引く

　上司が会社にいる時間を意識し、それまでに必要なTO DOを洗い出すなどして、自分の日々の仕事を組み立てる。

2. 自分が参加する会議などの予定を四角で囲む

　秘書業務とは異なる、自分の業務の会議などを囲み、あらかじめ予定をブロックして作業できない時間を意識。

3. 自分の週のTO DOを書く

　上司の予定に合わせて、アポ入れや資料作成など、必ず終わらせなければいけない翌週のTO DOを週末に書き込む。

4. 日々の自分と上司のTO DOを書く

　自分の1日のTO DOをスペースの上段に書き、下段に「原稿の締め切り」など上司のTO DOを書いて頭を整理。

5. 同僚や家族、友人など社内外の大事な人の誕生日を記入し、一言声をかける。
6. 急用ではないが、お礼状や挨拶状を送りたい人の名前を書く
7. 1日の気づきや反省を書き、課題や改良につなげる。