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お仕事お助け! 駆け込みカフェ

参加するだけはNG 会議を「成長の道具」に変える意味

そもそも会議の役割は? 時間を最大限に有効利用してスキルアップ

るり子店長 会議というのは、道具なのよ! 人や組織が成果を出して成長するための道具、それが会議の役割なの。会議が悪いんじゃなくて、会議をうまく活用できない人たちに技術がないだけ。だから、まずリス子が会議をうまく活用してみなさい。

リス子 会議にそんな役割があるんですかぁ~。驚き! メモメモ。

リス子のメモ
・会議とは、人や組織が成果を出し、成長するための道具

るり子店長 会議をうまく活用するためには、するべきことがあるのよ。まず、何のために会議が開かれるのかという「目的」。そして、その会議が終わったらどうなっていればいいのかという「目標」。この2つを、会議主催者に質問するのよ。今日これから参加する会議の主催者は、誰?

リス子 イノシシ部長。

るり子店長 あぁ、「いつでも暴走系」のイノシシ部長ね。じゃ、ヒマワリの種食べたらさっさと部長のところに行って、会議の目的と目標を質問してみなさい。そして、会議の最初にみんなの前で「今日の会議の目的は○○○○で、目標は△△△△でしたっけ?」と確認するのよ!

リス子 え? みんなの前で?

るり子店長 そう! 目的と目標をみんなで共有して、擦り合わせをするの。そして、同じことをイノシシ部長が毎回できるようにするの。いまや、部下が上司を育てる時代なのよ。

リス子 イノシシ部長が毎回できるように……。

リス子のメモ
・会議の目的と目標を、全員が共有して擦り合わせをする

るり子店長 リス子が主催する会議なら、バリバリうまくできる方法があるんだけど、今日は会議の参加者だから、参加者としてできることをがっつりやってみよう。それが自分のスキルアップや能力開発になったら、会議も楽しいでしょ。有意義な時間になるんだから。

リス子 え? 会議でスキルアップ?

るり子店長 もちろん! 自分のためになると思えば、会議は楽しいと考えられるのよ。例えば、会議だけじゃなくてどんな仕事でも、これは何のためで、いつまでにどうなっていればいいのかと考えれば、サクサク進むようになるのよ。会議をうまく活用すれば、他の業務でも同じように考えられるようになるから。そのためにも目的・目標を意識するのよ。

リス子 確かに~

相手の発言を整理しつつ質問すれば、みんなの考える力がアップ

リス子 会議で意見を言ってもスルーされる割に、何を言えばいいか分からない時に限って発言を求められるんです。どうすればいいんでしょう。

るり子店長 意見が特にないときは、質問をしまくればいいのよ。

リス子 質問? だって何を聞けばいいんですか? それが分からないし~。

るり子店長 ヒマワリばかり食べとらんで、ちょっとは脳を使いんさいや!

リス子 店長、広島弁出てる! ……ちょ、怖い~。

るり子店長 ほら、「何を聞けばいいか」って、今も質問したじゃない。会議で何を言えばいいか分からないときは、どんどん質問するのよ。だけど質問するためには話をしっかり聞くことが必要ね。傾聴スキルよ。話をしっかり聞いて、まとめて、そのまとめた話が合っているかどうか確認するだけ。それを他の人に説明できる? できないなら、分かるまで質問よ。

リス子 分かるまで質問してたら、会議の時間がますます延びちゃいますよ。

るり子店長 延びるよね。延ばさないためにどうしたらいいか、考えるのよ!

リス子 うう~。

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