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お仕事お助け! 駆け込みカフェ

リス子、会議を仕切る! 周りを巻き込む「お願い作戦」

若手がすべらない会議進行の奥の手とは

リス子 みんなにしっかり参加してもらうことと、時間を意識してもらうこと……あ! だから、協力してねと個別でお願いしておいたほうがいいってこと?

るり子店長 通常は、事前にそんなお願いをしなくても、進行役がその二つを徹底的に意識させる工夫をすればいいんだけど、今回初めてだからね。ましてや、後輩という立場をうまく使わない手はないからね。

リス子のメモ
後輩であることを利用し、事前に協力をお願いする。
目的は参加意識を高めてもらうこと、時間を意識してもらうこと。

リス子 会議の進行役は初めてなので、時間を守ってください。意見を聞いたり言ってくださいとお願いしておけばいいんですか?

るり子店長 まぁ、そんなとこ。会議中は、時間がきたら話の途中でも打ち切りますので、皆さんご協力よろしくお願いします、と必ず最初に言うように。そのために細かく時間表を作っておくのよ。

 そうそう、時間を守って進行できるように、キッチンタイマーを使っている会社もあるのよ。

リス子 へえ~! キッチンタイマーの音が時間のお知らせになるんですね。

るり子店長 「今回は初めて任されたので、こんな時間表を作ってみました。時間内に終わらせるためにキッチンタイマーを使うつもりですが、どう思いますか? 時間通りに進めていくために他にアドバイスはありますか?」と参加者に聞いておくといいわね。アドバイスがあればいいけど、ほぼ誰もアドバイスできないから。できてたら、これまでうまく会議もできていたはずでリス子にも頼んでないし。

リス子 事前に、こうやりますという報告・連絡・相談をして協力を得るってことですか?

るり子店長 そうよ! さらに、時間を管理してもらう役を誰かにお願いしましょう。同僚か一番年の近い先輩に、時計役をお願いすることね。

リス子 時計役(笑)。

るり子店長 出された意見はホワイトボードに必ず書く。でもリス子ちゃんが書くのではなく、これも他の人にお願いしようね。メモ役も同僚か直近の先輩に依頼するといいね。そして『意見はできるだけ書くので、発言は短くポイントだけにしていただけたら助かります』と低姿勢でお願いしてみよう。

リス子 メモ役も他の人にお願いするんですね。参加する人を巻き込んでいくことが重要なんですね!

るり子店長 いいこと言うわね! はい、ご褒美のクルミ2個サービス!

リス子 わ~、何だか自信が出てきた。まずはやってみる!

るり子店長 そうそう、実践したら今度報告にきてね。またクルミを奮発するから。

リス子 やったぁ!

◆るり子店長のまとめ
1.会議の進行役の役割は、会議の目標を達成させること

2.周囲を巻き込む!
 低姿勢で協力のお願いをする。

3.事前に分刻みで予定表を作る
 時間通りに進めるために、アドバイスを求めておく。

4.時計役を頼む
 キッチンタイマーなどを利用すると効果的。
 時間がきたら打ち切るとあらかじめ伝えておく。

5.メモ役を頼む
 書きやすいように発言は短く、ポイントだけにしてもらうようお願いする。
リス子
リス子
アニマル商事・営業部勤務。入社3年目の営業女子。やる気はあるが実は小心者
るり子店長
るり子店長
カフェの店長。副業で経営指導をしているという噂だが、なぜかいつもカフェにいる。

文/沖本るり子 イラスト/つぼいひろき

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