どんな仕事でも、書類や文書、印刷物の整理・管理は欠かせません。ついつい、机の上やスタンドで散乱してしまい、いざというときに探せないことも多いのではないでしょうか?そこで、おすすめなのが「ラベリング」です。ラベルを使った書類管理・整理の極意を、ラベルの達人であるカシオ計算機の尾澤慶子さんに教えてもらいました。まだやっていない人も、すでにやっている人も、必読です。

カシオ計算機の尾澤慶子さん。整理収納アドバイザーの資格を取得し、自らラベリングによる書類整理を実践している

ラベリング術で、書類管理を効率化

 「ラベルを作成するラベルライターを使えば、アイデア次第で書類管理・整理を大幅に効率化できます」と言うのは、整理収納アドバイザーの資格を取得し、自らラベリングによる書類整理を実践しているカシオ計算機の尾澤慶子さん(営業本部 国内営業統轄部 コンシューマ企画推進部 電卓文具企画室主幹)。そのポイントは、次の3つです。

【ラベリング術1】ファイルは背表紙だけでなく、表紙にもラベリング

 「ファイルの背表紙だけでなく、表紙にも同じラベルを貼りましょう。棚から取り出すときだけでなく、デスクに置いたときにもすぐに書類を探せるようになります」

背表紙だけでなく、表紙にもラベリングしておくと、ファイルを探しやすくなる

【ラベリング術2】分類ごとにテープを色分けして、探しやすく

 「ファイルやフォルダを同じ色で揃えると見た目はきれいですが、取り違えたり、分類がわからなかったりすることもあります。分類ごとにラベルを色分けすると、パッと見ただけでわかるので、探しやすく時短になります。たとえば、個人用と共有用、業務内容ごと、年度ごとなど、大きな分類で分けます」

フォルダの数が多くても、テープで色分けすれば見ただけでわかりやすく、探す時間も短縮

インデックスフォルダの中には、クリアファイルにインデックスカードを入れたものでさらに分類。「会議や打合せの際は、インデックスカードをはずし、クリアファイルだけでさっと持ち運び。どちらもラベルが貼ってあるので迷子になりません」(尾澤さん)

【ラベリング術3】小さい面積のインデックスこそラベルライターを使う

 「書類整理に欠かせないインデックスですが、小さな面積に手書きをするのは読みにくかったり、書くのも大変。そこで、ラベルライターの出番です。インデックス作成が格段に楽になります」

ラベルライターできちんとラベリングした方が、結果的にミスも少なくなる

 このように、書類管理に有効なラベルですが、書類管理以外にも、様々な用途で使われているそうです。

「カシオの企業向けラベルライターのユーザー調査によると、約9割がファイル用にラベル作成をしています。続いて多いのは、オフィスの名前付け。個人ロッカーや名札を作るときに使われています。3番目は、パソコンやホワイトボードなどの資材、機材などの管理系、4番目は、ファイルの中のインデックスラベルと続きます。最後は、アテンション。最近、トイレなどにたくさんラベルが貼ってありませんか?トイレの操作やスイッチ、ゴミ箱などに貼り、誰でも規則を正しく守れるよう、注意を促すためにラベルが使われています」(尾澤さん)

 とくに、オフィスでは多くの人が働き、物を共有することが多いため、ラベルライターを活用するのがおすすめだそう。

 「手書きの場合、字が読みにくかったり、雑然とした印象になったりしてしまうことも。最近は漢字が出てこない、というときもありますよね。その点、ラベルライターなら、活字で印刷できるので、誰が見てもわかりやすいラベルを簡単に作成できます。ラベルも同じ幅や長さで作ることができるので、遠くから見ても見た目もきれいで、探しやすい。さらに、プラスチックや樹脂性のファイルであればラベルを貼って剥がせるので、手軽に再利用することができます」(尾澤さん)

 「個人のものであればまだしも、長期保存しなければいけない書類の場合、途中で担当が変わるかもしれません。ラベルライターできちんとラベリングした方が、結果的にミスも少なくなります」(尾澤さん)

カシオ計算機の尾澤さん(左)と前田さん(右)。ラベルライターを使うことで、探しやすく、ミスもなくなり、時短になるそう。「働き方改革にもつながります」(尾澤さん)