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沢渡あまね流、ムダゼロ仕事術

「会議が多過ぎ問題」若手が職場のためにできることは?

脱・スキルへの依存! 「仕組み」や「設計」を見直そう

やるべきことはたくさんあるのに、今日も「会議」の予定がぎっしり…。「メールで報告ではダメ?」「私はその場で何をすればいいの?」「そもそも私がいる必要はあるのかな…」など、「無駄な会議」に悩まされている人は多いのではないでしょうか。そこで連載第1回では、業務改善・オフィスコミュニケーション改善士の沢渡あまねさんに、若手社員が波風を立てることなく「無駄な会議」にサヨナラできる方法を伺いました。

Q そもそも「無駄な会議」が発生する原因って?

 無駄な会議が発生する主な原因は、大きく分けて2つあります。

 1つ目は、「目的意識の欠如」。「意思決定」をするための会議なのか、「連絡」や「報告」「情報共有」のための会議なのか。それとも「アイデア出し」をするための会議なのか……など、一口に会議といっても、その目的はさまざま。目的が曖昧なまま会議が開催されると、着地点が分からず、時間の浪費と思える「無駄な会議」が発生してしまいます。

 2つ目は、「当たり前を疑わない」こと。会議をやるのが「当たり前」になり、日常の景色に紛れ込んでしまうので、誰も会議という手段を疑わなくなるのです。そうなると、「定例会議がずらずらずらーり」。形骸化した会議や、「私が参加する必要があるのかな?」という会議が多発し、無駄を無駄だと気づかなくなる企業病を発症してしまいます。

「む」ムダをムダだと気づかない――。あなたの職場は、大丈夫?/「職場の問題かるた」(技術評論社刊 作:沢渡あまね/CV:戸松遥/絵:白井匠)

Q 「目的が分からない会議」への対策は?

 会議の主催者に対して、「私はこの会議でどのような役割を果たしたらいいでしょうか?」と、声をかけてみましょう。その会議で自分がどういう「役割」を期待されているのかを確認すれば、おのずと会議に参加する目的は見えてくるはず。

 より前向きに伝えるのであれば、「役割を果たすための準備をしたいので」「積極的に参加したいので」と、ひと言添えるといいと思います。そうすれば主催者にとっても、改めて会議の目的を考え、参加者や会議の方法を見直す機会になるはずです。

☆「モヤモヤ」は生産性低下の原因に
 仕事におけるすべての事象に共通することですが、「モヤモヤ」した気持ちは生産性を下げ、メンタルストレスの温床になります。会議にまつわる「モヤモヤ」を一つずつ解消していくことも、生産性を上げる第一歩。できることから始めていきましょう。
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