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沢渡あまね流、ムダゼロ仕事術

「会議が多過ぎ問題」若手が職場のためにできることは?

脱・スキルへの依存! 「仕組み」や「設計」を見直そう

Q 「メールで済むのでは?」と思う会議への対策は?

 自分から、会議以外の手段を積極的に使ってみましょう。例えば「試しに1週間だけでも、全体への周知事項はこのビジネスチャットを使ってみませんか?」と、提案してみるのです。

 このとき、「期限」を設定することは大切です。期限を設定すれば、「今のままでいいのに……」と思っている人の抵抗を、少なくすることができるからです。「使ってみてやっぱり嫌だったら元に戻せる」という余地を残しておくことで、行動へのハードルは下がります。

 そして試しに使ってみて、チャットのほうが楽だと分かったら……。みんなその方法に切り替えていくでしょう。なぜなら人間は、楽なものに飛び付く生き物です。その性質を利用して、期限を決めて「楽な代替手段」を提案してみましょう。

Q 話が脱線して会議が長い……。スムーズに進める方法は?

 下記の2つのうち、どちらの会議がスムーズに進むと思いますか?

A ホワイトボードに、「議題」と「決めるべき項目」「タイムスケジュール」が書かれている会議

B そうした準備が何もされていない会議

 答えはもちろんA。理由は、Aの場合はメンバー全員が共通の目的意識をもって、時間管理をしながら会議を進めていけるからです。このように、目的意識と進捗、時間、結果を視覚化し、共有できる「仕組み」をつくる。全員がファシリテーターとなって、会議を進めていけるような「設計」にする。この取り組みが大事だと思います

ホワイトボードやプロジェクターなどを活用して、会議の目的や進捗、結果を「可視化」することが大切です
ホワイトボードやプロジェクターなどを活用して、会議の目的や進捗、結果を「可視化」することが大切です

 というのも、「会議の効率化」というと、個人のファシリテーションスキルやプレゼンスキルに傾倒しがち。しかし、たとえ1人が高いスキルを持っていても、会議全体の効率化は難しい……。つまり会議は、「設計8割、スキル2割」。まずは「設計」で改善する工夫が大切なのです

 その他にも、会議の議事録をその場で記入できるファイルを立ち上げ、それを全員で共有しながら、会議と同時進行で議事録を作成していくという方法もあります。会議中に共有しながら議事録を書いていけば、その場で発言内容の確認や修正ができ、認識の相違がない状態で会議を進めていけます。

 そして議事録をその場で書いていくのなら、若手社員の方は、ぜひ率先して議事録担当になってみましょう。そうすることで、自分も会議に貢献でき、さらには要約力や言語化能力なども身に付きます。

☆組織が個人のスキルに依存し過ぎるのは危険
 なぜ個人のスキルに依存することが危険なのでしょうか。それは、人には得意不得意があり、努力や根性では克服できない領域があるからです。そして、個性を無視して無理やりスキルアップさせようとすると、余分なコストがかかったり、悪気なく人を傷付けてしまったり……。新たな問題へと発展していきます。また、一部の得意な人に仕事が集中することによって、「〇〇さんじゃないと分からない」「〇〇さんがいないと仕事が止まる」といった「属人化」にも発展。属人化を完全に無くすことはできませんが、会議においては、設計を工夫することで個人のスキルに依存し過ぎることを避けられます。

 いかがでしたでしょうか? 「会議裁判をする」「当たり前を疑ってみる」など、意外なところに「ムダを省く」カギがあったのではないでしょうか。「これはマネしたい!」と思ったものは、明日から、いえ、ぜひ今日から取り入れてみてください。

 次回は、コミュニケーション不足で「職場が殺伐とし過ぎ問題」の解決策を、沢渡さんがご紹介します! ぜひ、ご期待くださいね。

取材・文/青野梢 写真/工藤朋子、吉澤咲子 構成/浜田寛子(日経doors編集部)

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