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たかまつなな推奨 フリーランスの仕事効率UP術8選

これまでは会社がやっていてくれたけど…細々した事務作業をこなすには?

会社を辞め独立したとき、意外と大変なのが細々した事務作業。これまでは会社がやってくれていたので、戸惑うことも多いはず。そこで今回は、たかまつさんがおすすめする仕事効率UP術を紹介します。これから独立を検討している人にもおすすめです。

フリーランスの仕事効率UP術8選

 会社を辞めフリーランスなったり、起業したりしたとき、意外と忙殺されるのが事務作業。「これってどうすればいいの? 誰にも相談できない!」と、悩むことがたくさんあると思います。

 私も、大学生のときに大手芸能事務所から独立し、どうすればいいか分からず、その後、笑下村塾を立ち上げたときも四苦八苦しました。今回は、私がおすすめしたい「パターン化できること」「これをもっと早くから知っておけば楽だった」ものを紹介します。

1.請求書…有能すぎるアプリ「Misoca」

 周囲にいるフリーランスや起業した人たちから、「請求書を送付するのが、面倒くさい」「なぜか郵送を求められる」という愚痴をよく聞きます。「PDFでもいいのに」と思うのですが、大手企業の古い慣習をいちいち変えるのは手間です。そんな方におすすめなのが、「Misoca」というアプリ。

 データを打ち込み、「郵送」ボタンをおすと、それを数日後に勝手に郵送してくれるのです。印鑑のデータをあらかじめ登録しておけば、外出先で請求書の発行も楽々できます。1通およそ70円で作成でき、郵送代行も160円ほど。いちいちエクセルで打ち込まなくてもいいので、私は領収書や見積書などはこれで一括管理をしています。

2.スケジュール共有…・「Googleカレンダー」が便利

 以前は手帳でスケジュールを管理していましたが、会社(笑下村塾)にインターン生が来たとき、スケジュールの調整がとても大変でした。その頃、社内業務の一部マネジメントを業務委託していたので、私のスケジュールはすべて「Googleカレンダー」へ登録するように。すると、社内での調整が驚くほど楽になりました。

 これまでは、電話に出られず掛け直すことが多かったのですが、今では私のスケジュールが空いているときにかかってくるようになり、折り返し電話をする回数は激減しました。

 人に仕事をお願いする際にも役立ちます。カレンダーには、やるべきタスクとプロジェクトの締め切りも必ず入れています。これはスケジュールを守れない人に有効で、遅れているときは、締め切り翌日に確認の連絡を入れるフローにしています。これで「今、誰がボールを持っているか分からない」状況になってしまうのを防ぐことができます

3.名刺…無料アプリ「Eight」で一括管理

 御礼の連絡や営業など、メールを一つひとつ送信する作業は大変です。そこで私は、写真を撮るだけで名刺の情報が登録できる名刺アプリ「Eight」を活用しています。

 プレミアム(月額480円)にすると、読み込みのスピードが上がります。名刺をもらったその日のうちに御礼のメールが送れたり、登録した人の確認も手軽にできたりと、とても便利です。また、ラベルもつけることができるので、私は「マスコミ」「学校関係者」「政治家」と分類し、一斉にBCCで連絡しています。

 私は、名刺交換をした方のメルマガも同時に登録して、Eightとひも付けています。そこでは、月に1度ほど近況報告などを共有し、今私がどんなことに取り組んでいるかを思い出してもらい、仕事につなげるようにしています。

4.データの共有…「Googleドライブ」と「Googleフォト」でクラウド保存

 データの共有に時間がかかるのはもったいない。私は、すべて「Googleドライブ」に保存しています。検索もできるので、「あのパワポのファイルどこいったかな?」などと、あちこち探す……なんて手間が省けます。また、リンクを共有すれば閲覧や編集権限を渡すことができるので、出先での急な連絡でも、スマホで対応できます。出先でパソコンがない、ハードディスクやUSBメモリーがないときにも便利です。

 私の場合、タイトルは、「20210319 (日付)@@学校出張授業(内容)」と付けているため、検索もスムーズ。誰が見ても分かるようにフォルダも分けているので、社内の人に「あのデータどこにありますか?」と聞かれずに済みます

 Googleドライブは月額1360円で2T まで使えるので、動画のデータファイル以外は、ここで共有しています。写真の共有は「Googleフォト」を活用しています。スマホを自動同期しておくと、ブログやTwitterに写真を使いたいときや、スクショしたメモを見返すときに便利。必要な写真はリンクで共有もできます。

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