テレワークを本格的に実践する企業が増える中、従来の「メール」に代わるコミュニケーションツールとして注目される「ビジネスチャット」。この連載では、多くの企業にテレワーク導入支援をしてきたクロスリバー代表の越川慎司さんに、ビジネスチャットの機能を最大限に有効活用するためのポイントを教えてもらいます。最終回は、オンライン会議の生産性を上げる方法について解説します。

日程調整をスマートにするには

 会議のアレンジに時間をかけ過ぎていませんか? 参加者の空き状況や前後の予定との兼ね合いを確認したり、空いている会議室を探したり、会議のアレンジには手間がかかります。開催候補日程を出してから返答をもらうまでの待ち時間も、作業効率を落としています。9516人のビジネスパーソンに対して当社が調査したところ、会議のアレンジに週3時間以上費やしている人は43%もいました。従業員が1千人を超える大企業に限ると、その割合は51%に上ることが分かりました。

 社内会議であれば、すべての社員のスケジュール空き状況は公開すべきです。スケジュールの中身まで公開するのに抵抗があれば、個別のスケジュールごとに公開/非公開の設定をしてください。最低限、「空いている/埋まっている」の空き状況は社内で公開しないと無駄な時間が生まれます。

 もしスケジュール管理をグループウエアで行っていなければ、LINE WORKSなどカレンダー機能があるビジネスチャットツールを選定するのがよいでしょう。

 すでにグループウエアを使っている場合は、それとビジネスチャットツールを連携させてしまいます。Slackなら、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携できるアプリが提供されています。

 さまざまな種類のアプリを連携させるサービス「IFTTT(イフト)」などを導入するのもおすすめです。