当たり前のものとして行っているルーティンの仕事。でも、「当たり前」なのはあなたの会社だけかもしれません。「当たり前」をやめて、仕事の効率が上がるとしたら……。トヨタ自動車、TBSテレビ、アクセンチュアとさまざまな文化を持つ企業でキャリアを重ね、現在はマーケティング会社の代表を務める山本大平(だいへい)さん。この連載では、これまで多くの若手社員の相談に乗ってきた山本さんに、「生産性がゼロの仕事」はどう改善できるかを聞きます。

doorsアカデミー その仕事、生産性ゼロです

「メールを送る」ことは目的じゃない

メールにすごく時間がかかっています
美保さん(仮名)24歳、メーカー

 電話が苦手なので、仕事のやり取りはほぼメールなのですが、1通書くのにすごく時間がかかってしまいます。「失礼じゃないかな?」「言葉が足りないかな?」などと見直しをしていると、気づけば1時間……ということも珍しくありません。

 もっと効率良く仕事を進めるためのアドバイスがほしいです。

 「『メールを送る』のは、仕事の目的ではありません」と山本さんは指摘します。「メールは、何らかの仕事を達成するためのひとつの手段です。メールにこだわらず、一番効率良く達成する手段を考えるべきです」と続けます。

「そんなにじっくりとメールを読んでいますか?」
「そんなにじっくりとメールを読んでいますか?」

 「メールを書く時間が長い人は、時候の挨拶などを入れている場合が多いです。でも、受け取る立場になってみてください。そんなにじっくりとメールを読んでいますか? 挨拶がなかったからといって『この人は失礼だ』と思うでしょうか。受け取る側として考えてみると、不要なことがたくさんあるかもしれません」と山本さん。

 相談者の方に限らず、「電話は無理やり相手の時間を奪う」からと電話が苦手な人が増えています。しかし、山本さんはこの風潮にも疑問を投げかけます。「相手の時間を奪う」ことへの誤解とは? 次のページから、詳しく伺っていきます。

<その仕事、生産性ゼロです>◆電話とメールの○○を知る/状況に応じて使い分けを◆メールに○○はいらない◆チャットアプリはまず○○を決める