当たり前のものとして行っているルーティンの仕事。でも、「当たり前」なのはあなたの会社だけかもしれません。「当たり前」をやめて、仕事の効率が上がるとしたら……。トヨタ自動車、TBSテレビ、アクセンチュアとさまざまな文化を持つ企業でキャリアを重ね、現在はマーケティング会社の代表を務める山本大平(だいへい)さん。この連載では、これまで多くの若手社員の相談に乗ってきた山本さんに、「生産性がゼロの仕事」はどう改善できるかを聞きます。

doorsアカデミー その仕事、生産性ゼロです

自分でも要点が分かっていない報告はやめよう

報告の仕方で上司をイライラさせてしまう
優香さん(仮名)26歳、営業事務

 上司に報告をしたときに、「それで、何が言いたいの?」と言われてしまいました。自分では丁寧に説明をしたつもりだったのですが、何がいけなかったのでしょうか。

 また、そう指摘されてから、報告をする際に、上司がイライラしているように感じて焦ってしまいます。何から、どう直せばいいのでしょうか。

 「私にも経験があります。1から10まで事細かく報告したのに、『結局何が言いたいんだ?』と言われると落ち込みますよね。ただ、振り返ってみると、そういう報告の仕方をするときは、自分でも要点が分かっていなかったのだと思います。上司の言う通り、『何を伝えたいのか』が抜けていたんです」と山本さん。

 初めこそこんなふうに、報告の仕方を叱られていたという山本さんですが、トヨタ自動車に勤めていた頃に、「報告は1分以内で!」とたたき込まれたそうです。

「報告の仕方を変えるだけで印象アップすることも。ぜひ『1分以内の報告』を試してみてください」
「報告の仕方を変えるだけで印象アップすることも。ぜひ『1分以内の報告』を試してみてください」

 「ビジネスの場は、誰だって忙しいものです。そんなときにダラダラと報告を受けたら……上司がイライラする気持ちも分かります。逆に言うと、報告の仕方を少し変えるだけで、印象がかなり良くなることもあります。そのために『1分以内の報告』を試してみてください」

 さあ、「生産性ゼロ」の報告の仕方を改善しましょう。具体的に紹介していきます。

<その仕事、生産性ゼロです>◆○○する必要ナシ/上司も自分も忙しい。/最低限の時間で済むよう、報告の前に要点をまとめておいて。/◆報告は○○以内にして、相手の時間を大切にしよう/◆あらかじめ○○で整理しておいて、報告の場で焦らないように

5つのポイントを押さえた報告書

 山本さんがトヨタ自動車時代に、上司に何かを報告する際に使っていたという報告書のフォーマットを教えてもらいました。大きく5つのパートに分かれています。