先輩幹事が後輩に伝えたい「忘年会テクニック」
お店の予約からドタキャン対応法まで、先輩幹事からのアドバイスをまとめました。すでに準備を始めている人も、これから企画する人も、一度読んでおくと当日スムーズに運営できそうです。
先輩幹事から新人幹事へのアドバイス
<お店選び>
◆ 良いお店はすぐに予約でいっぱいになってしまうため、早めに開催日を設定する。
◆ 候補のお店を下見し、気に入ったらその場で忘年会の予約をする。
◆ 大人数になる場合は、ホテルの宴会プランの利用も選択肢に入れたほうがよい など。
<お店のメニュー>
◆ 飲み放題の対象となるドリンクの種類を決定前に確認する。
◆ アレルギーを発症する食べ物や、食べられない物がないかを参加者に確認してからメニューを選ぶ。
◆ 女性参加者が多いときはデザートを用意する など。
<お金>
◆ 参加費は事前に徴収しておく。
◆ 参加者には「ドタキャンをする場合でも予約分の料金はいただく」旨をあらかじめ伝えておく。
◆ 料金は参加者から多めに徴収し、解散前に「お小遣いです」と言って余った分を返却 など。
<仲間・経験者>
◆ 同じ会社や部署で幹事を務めたことのある前任者から情報収集する。
◆ 一人で気張らず、頼めることは他の人にも依頼する。
◆ 複数名で幹事を務め、分業にする。など
<心構え>
◆ 上手に進めようとせず、参加者に楽しんでもらう気持ちで計画したほうがよい。
◆ 自分も楽しめるように、気楽に取り組む など。
<その他>
◆ 挨拶(司会、乾杯、締め)をされる方には事前に依頼し、段取りを説明しておく など。
参加・不参加の集計や日程調整、未回答者の把握については、アプリやWebツールを使った人もいました。便利なソフトウェアの活用も負担軽減の一つの手段です。
意外に多かったのは、幹事も楽しむつもりで気楽に取り組んだほうがいいという助言。「分かっているけど準備項目が多すぎて余裕がない!」という方もいるかもしれませんが、あまりにも気負い過ぎると忘年会の準備だけで疲れてしまうことも。実体験を踏まえた先輩幹事ならではのアドバイスをもとに、少しだけ肩の力を抜いてみましょう。