いかに効率よく短時間でExcelの作業をこなすか――そのテクニックの基本から裏技まで解説した書籍「ビジネスExcel完全版」(日経BP社)から、ぜひ覚えたい技をピックアップして紹介する。

 今やExcelは、ビジネス現場には欠かせないツールになっている。誰でも当たり前に使っているが、ベテランと入門者とでは「時短力」に大きな差が出て、同じ作業を「5分でささっとこなす人」もいれば「20分も30分も悪戦苦闘する人」もいる。両者の違いは、ちょっとした作業を素早くこなすノウハウの積み重ねだ。

 とはいえ、そのノウハウも分かってしまえば誰でも簡単に駆使できるようになる。いかに効率よく短時間でExcelの作業をこなすか。そのテクニックの基本から裏技まで解説した書籍が「ビジネスExcel完全版」。初心者でも迷わず使い始められるように、詳細な手順を画面を使って説明している。さらにExcelを使い慣れていると思っている人でも、目からうろこの時短ワザを満載した。

 今回は本書からそのノウハウの一端を紹介する連載「みるみる腕が上がるエクセルの手なずけ方」の第2回をお送りする。

第1回【時短操作編】
第2回【グラフ編】
第3回【関数編】


 エクセルではグラフを簡単に作れる。初心者のために復習すると、グラフにしたいセル範囲を選択して「挿入」タブの「グラフ」欄でグラフの種類を選ぶだけ。操作で戸惑うところはない。

 だが、簡単に作れたグラフに「説得力」があるかというと、話は別だ。「9月の新宿本店は突出して成績が良かった」「池袋店の売り上げがぐんぐん伸びている」など、そのグラフを使って説明したい事柄をきちんと相手に伝えるためには、ひと工夫する必要がある(図1、図2)

図1 集合縦棒グラフを作ってサイズと位置を調整し、文字サイズなどを整えた直後の状態。数値の差は分かるがメリハリがなくパンチ力が乏しい。右のように棒を太くすると安定感が出る。さらに、すべての棒グラフをモノトーンに変更し、注目してほしい棒だけ色を変えた
図2 折れ線グラフを作ってサイズと位置を調整し、図1と同じようにモノトーンにしたところ。こちらも淡々としてパンチ力がない。下では注目してほしい折れ線を太くして色を変更し、数値のデータラベルを追加。特に右端のデータラベルを目立たせて吹き出しも描いた。さらに数値軸の最小値を4000にして、折れ線の変化を強調した

 それに加えて見た目も肝心。「棒グラフの棒が細過ぎて間隔が空き気味」「複数の折れ線が重なって見づらい」など、簡単操作で作った直後のグラフには不満な点が多々あるはずだ。人を説得したいなら、そうした不備をことごとく潰しておいたほうがよい。