複数の案件が同時進行、多数の資料や提案書を作成
1)終わった仕事を青で記入し、複数案件の進捗を正確に把握
青字は予定ではなく、その日終わらせた作業内容の記録。1日の終わりに記入する。「今後の予定だけでなく、『やったこと』も記録すれば、プロジェクトごとの進捗状況を正しく把握できます」。
2)打ち合わせの場所も明記し、移動をスムーズに
予定の最後にカッコをつけて、会議や打ち合わせの場所を記す。「フロアまで細かくメモしておき、当日になって『どこでやるんだっけ?』と調べ直す事態を防いでいます」。
3)横軸を無視して縦に予定を書き、流れをインプット
本来は時間軸が横に流れている手帳。しかし舩木さんは上から時系列に予定を記入。「縦のほうが見やすいし、時間を書き込むことで、1日の流れが自然に頭に入ります」。
4)重要な案件は付箋で強調、やり忘れを防ぐ
重要なタスクは、締め切りと作業内容を付箋に書いて貼付。「目立たせることで、やり忘れを防止。終わったら青字で手帳に書き入れ、付箋は剝がして処分します」。
ムダは追放! 残業の削減にもつながる
5)その週の打ち合わせ内容をメモ。「いつ何を話したか」を整理
右側のメモページは、その週の会議や打ち合わせの議事録として活用。「当社からの提案内容やお客様からの質問、新たに発生した課題を記入。次にやるべきことを整理できます」。
6)案件ごとに違う色のテープを貼って分類
ページの右端に、案件ごとに異なる色のマスキングテープを縦長に貼ってインデックス替わりに。「ざっとページをめくるだけで目当ての箇所を見つけられます」。