仕事がもっと速くなる、押さえておきたい3つのルール

1)時間を調整する「クッションタイム」がポイント

朝、TO DOリストとやるべき時間を一覧に。突発的な依頼にも対応できるように、時間調整の時間「クッションタイム」を設定することがポイント。終業時、実際にかかった時間を書き、タスクごとの所要時間を把握しよう。自分の仕事のクセやウイークポイントを把握するきっかけになる。



2)あえて“手を抜く”仕事を判断!

真面目な人ほど「すべて完璧に仕上げたい」と思いがちだが、タスクごとに求められる精度を見極めることも大切。「社内会議用の資料・議事録と、取引先への提出物に求められる精度は違います。仕事にメリハリをつけましょう」。

●仕事の優先順位をつけるコツは

手帳に仕事の優先順位表を作り、上司や一緒に仕事をする人と、それを見ながら作業の順番を確認するのも、業務効率化への一歩。「段取り上手な人の特徴は、優先順位を正しくつけられること」。


●所要時間を判断するコツは
作業を始める前、上司など、仕事の発注者に書類の用途や完成のイメージなど、相手の期待値を確認。「部内の閲覧や参考資料程度なら書類作成を30分以内で終えるイメージで。1時間以上かかる書類作成は、完成してからやり直すと時間がもったいない。30分作業したら、イメージにズレがないか、一度、発注者に確認しましょう」。