探している資料だけが見つからない問題は、これで解決

必要な書類をすぐ出せる！　ファイリング方法

クリアファイルにラベルを付ける

書類の内容をシールや付箋に記入し、クリアファイルの右上に貼る。例えば「新規顧客開拓」に関する書類なら、会社名や店名などを入れる。

透明のクリアファイルを使い、ラベルを貼る

◆ラベル
フォルダーの見出しに使用。関連したフォルダーを同じ色でまとめると、ひと目で取り出せる。
◆クリアファイル
未処理の書類などの一時的な保管や、案件ごとに少量の書類を管理するのに向いている。

クリアファイルの種類ごとに分類をする

例えば、「○○区」といった地域別など、クリアファイルよりも一段階上の分類ごとにフォルダーに収納。見出しを色分けすると手に取りやすい。

タイトルに統一感を出し、ラベルの色分けをする

◆マチ付きフォルダー
1件につき量が多い資料やWクリップでまとめた書類など、通常のフォルダーで整理しきれない場合に使う。

フォルダーにクリアファイルを挟む

クリアファイルをフォルダーに挟んでいく。新しい書類を常に上に入れていくと、使用する際に分かりやすい。

新しい書類は手前に入れる。1冊に入れるクリアファイルの数は5～10枚に

◆フォルダー
書類を挟むだけなので出し入れがラクでスペースも取らない。収納する紙は80枚程度が使いやすい。

ボックスファイルに入れる

関連するフォルダーをまとめてボックスファイルに入れる。把握しやすいフォルダーの数は、15冊以内。やりかけの書類は手前に入れるといい。

一番手前にやりかけの書類を入れる。1つのボックスファイルに入れるフォルダーの数は15冊以内に

◆見出しガイド
仕切り用の板。関連するフォルダーをまとめ、これで見出しを付ければ探すときの目安になる。
◆ボックスファイル
フォルダーをまとめるボックス。「棚や引き出しに収納し、必要なときに箱ごと取り出して使いましょう」。

この人に聞きました

小野裕子さん
ファイリング・コンサルタント
イトーキファイリング研究所を経て、05年に独立。27年間にわたり、企業と個人を対象にファイリング指導を行う。著書に『ファイリングの基本＆超整理がイチから身につく本』（すばる舎）などがある。

取材・文／田喜知久美

日経WOMAN2015年9月号掲載記事を転載。情報は記事執筆時に基づき、現在では異なる場合があります。