メールのキホン～「相手に分かりやすく伝える」ができていますか

　ほんの少しの思いやりで「この人と仕事がしたい！」と思わせるのは簡単です。ポイントは大きく分けて二つ。情報の取捨選択と読みやすさです。

情報の取捨選択について

　ついついメールの情報量が増えてしまう人は、余計な情報がないかを確認してください。

　毎回、メールの最後に「寒い日が続いておりますが、お風邪などお召しになりませんようお過ごしください」のような挨拶を書いているなら「引き続きよろしくお願いいたします」のような言葉に代えてみましょう。くどくどと毎回、気遣いの文章を入れても相手はテンプレートだとしか思いません。それではプラスの印象にはつながりません。

　相手がその情報を本当に必要としているのかも考えましょう。これまで私も数々のメールを受け取ってきましたが「これって私には関係ないぞ」、「この前提条件は聞かなくてもいいのに」と思ったことは一度や二度ではありません。

　全部書くことによって、責任を相手に押しつけているケースもあるでしょう。重要なのは、相手にとって必要な情報か。ただそれだけです。受信者が知りたいこと（必要としていること）しか書かれていなければ、目を通すべき情報も減ります。これこそが相手に対する配慮なのです。