読みやすさについて

　書くべき情報の選別が終わったら、次は読みやすさです。メールには基本の型があります。

宛名 → 挨拶 → 名乗り → 要旨 → 本文 → 結びの挨拶 → 署名

　この順番が違っていたり、パーツが欠落していたりすると、受信者は「見慣れない形のメール」という印象を抱き、メールの全体像を把握できず読みづらいと感じます。名乗りがなければ「誰からのメールだろう？」となりますし、要旨がなくて、いきなり詳細が書かれていると「何の件のメールだろう？」と惑わせることになります。

　まずは、基本の型通りの構造にするのが一番。そして、先ほど書いたような書き方のルールを取り入れると、さらに読みやすくなります。

　情報の取捨選択を行い、相手が読みたいと思えるようなレイアウトでメールを作成しましょう。読みやすいメールを書くことが、ご自身の評価にもつながります。

文／平野友朗

この連載は……
日本ビジネスメール協会代表理事の平野友朗さんが、働く女性から寄せられたメールにまつわる悩みにお答えする連載です。今よりさらにスマートなメールの返信で「この人と仕事がしたい」と思ってもらうようなアドバイスをしていただきます。毎週火曜日、これから連続6回の短期集中講座として公開します。
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次回のお悩みは……
メールの最後に「取り急ぎ」と書いてあるメールを受け取ることがあります。急いでいることは分かるけれど、メールを送ってくるということは、内容はまとまっているのではないでしょうか。そもそも「取り急ぎ」って使ってもいいのでしょうか。「取り急ぎ」にかわる気の利いた表現があれば教えてください。

どうぞお楽しみに！