ミスなくメール作成が速くなる簡単ワザ 簡潔の極意

いきなり本文を書く前に、伝えたいことリストを作るべし

　メール作成時、やる子は「お世話になっております」から始まり、内容を考えながら書き進めていました。でも、あれこれ迷いながら書いていると、ムダに時間がかかるものです。

書く前に作戦を立てる

　そこでオススメしたいのは、書き始める前に伝えたい内容を考え、紙やメール画面に書き出すこと。簡潔に箇条書きで構わないので、必要な内容をリストアップし、それを元にメールを作成するんです。

　この方法なら、記憶をたどりながら書くよりもスピーディー。さらに、伝えモレやファイルの添付忘れなども防ぐことができますね。「再送」「たびたびすみません」といったメールをよく送っているなら、書き出す前に考える習慣をぜひ身に着けてください。

テンプレートを活用しよう

　「資料一式を送付」など、同じようなメールをたびたび送ることがあるなら、そのメールをテンプレート化するのも有効。よく使うものをいくつかのテンプレートにしておけば、メール作成にかける時間をグンと減らせます。なお、テンプレートの保存方法はメールソフトによって異なるので、わからない場合は各ソフト会社のホームページなどで確認してください。

■テンプレートの作成手順（Outlookの場合）

1．「新しい電子メール」で件名と本文を書く
2．いつも同じ相手に送る場合は、メールアドレスも入力

テンプレート作成の手順

3．「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」ボックスにある「Outlookテンプレート」を選択し、ファイル名を付けて「保存」する

「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」ボックスにある「Outlookテンプレート」を選択し、ファイル名を付けて「保存」する

■テンプレートの使用手順（Outlookの場合）

1．「ホーム」→「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」を選ぶ

「ホーム」→「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームの選択」

2．「フォームの選択」にある「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」から、該当するものを選ぶ

「フォームの選択」にある「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」から、該当するものを選ぶ