たいてい一度は経験している、添付ファイル忘れを防ぐコツ

 うっかりメールの代表格とも言えるのが、添付忘れ。1通のメールで済むはずが、「再送」「添付忘れ」といった件名でもう1通、送らなくてはならず、効率が悪いものです。しかも「そそっかしい人」との烙印(らくいん)まで押されてしまい、全くもっていいことナシ。

 このうっかりをなくすには、前回、お話ししたように、書くべき内容をリストアップする方法が有効です。その上で、さらに確実にしたいなら、作成時の順序を変えるのがオススメ。

添付ファイルは本文を書く前に

 添付忘れの原因は、メール本文を書き上げてホッとし、つい送信ボタンを押してしまうからだと思われます。また、「本文を書く → 送信する」という流れが身に付いているのも要因でしょう。ならば順番を変え、先に添付を済ませてから本文を書き出すようにしてみては? 「添付する → 本文を書く」の習慣が身に付けば、もう添付忘れの心配はありません。

確認メッセージを署名にプラス

 添付ファイルを送る機会が多いなら、テンプレートや署名に注意喚起のメモを付け加えるのもいいでしょう。「※ちゃんと添付しましたか?」と、自分へのメッセージを登録しておくのです。

 この一文が目に入れば、添付を忘れていても「おっと、危ない」と気付いて添付できるはず。当然ながら、このメモは確実に消してから送信するようにしましょう。

添付ファイルの数を件名に入れる

 複数のファイルを添付するつもりが、一つヌケていた! そんなミスをなくせるのが、件名にファイルの総数を入れる習慣。「件名:【資料送付】○○ミーティング(添付2)」といった形で数を書けば、送信前のチェックも手早くできます。なお、添付ファイルが3つ以上になる場合は、バラバラにならないよう、フォルダにまとめるのが親切。さらに、このフォルダ名にもファイル数を入れることで、より確実にチェックできますよ。