前倒しで仕事が進み、時間の余裕ができる手帳の書き方

締め切りやアポだけ書いても、スケジュールは管理し切れない！

　請け負った仕事の納品日、誰かと会う約束など、忘れてはいけない予定は手帳にしっかり書き込みますよね。でも、それだけでは不十分。スケジュールをしっかり管理するなら、締め切りやアポイントメント以外にも書いておきたいことがあるんです。

「My締切日」の設定で、質を高めてスピーディーに納品！

　手帳に書くことを大前提としてお話ししてきた締切日ですが、この管理方法にもコツがあります。それは、本来の締切日とは別に「My締切日」を設けること。相手が設定した締切りを「You締切日」と名付け、それより1日以上早めた「My締切日」を作ることで、納期遅延のリスクをグンと減らせます。

「My締切日」を手帳に書くときは…

　手帳には「You締切日」→「My締切日」→「着手日」の順に書き、進捗管理を行いましょう。「My締切日」だけ手帳に書くと本来の締切日が分からなくなるので、必ず「You締切り」とセットで記入すること。そうやって「My締切日」での納品を心掛ければ、「仕事の速い人」という評価を得られます。急な外出や修正が入ったとき、ムリなく対応できるのもポイント。

デスクワークの時間も予定に加える

　手帳に書くべきことの一つが、デスクワークの予定。例えば企画書を作るなら、案を練ったり、資料の下調べをしたりといったことが必要になりますよね。こうした自分一人ですべき作業も、立派な仕事。「自分時間」として手帳に書いておかないと、「スケジュール欄は空白だから時間がある」と勘違いし、どんどん仕事を入れてしまうことにもなりかねません。

My締切日はYou締切日の前日に設定し、逆算してやるべきことをスケジュールに組み込んでいく。自分のデスクワークの時間にやることを細かく設定すれば、時間も確保できる

　デスクワークの時間が逼迫（ひっぱく）すれば、やっつけ仕事になったり、ケアレスミスを重ねたりと、いいことナシ。また、締め切りギリギリを繰り返していると精神的に追い詰められ、ストレスがたまっていく一方です。「自分時間」はその名の通り、自分で作るもの。無理に予定を詰め込まないよう、上手に管理していきましょう。