捨てる？ それとも残す？ 書類を片付けるための3つのステップ

　すっかり便利になった昨今、パソコンやスマートフォンの画面で情報が見られるようになりました。それでも、書類を完全に無くすのは難しいもの。「証拠に残したい」「紙のほうが見やすい」といった理由から、印刷して手元に保管している人は多いことでしょう。

　でも、役目が終わった書類まで残していては、いつまでたっても汚デスクのまま。書類を片付けたいと思うなら、「文書管理規定を知る」「不要な書類は捨てる」「ファイリングする」という3つのステップを、ぜひ実践してください。

文書管理規定を知って、捨ててはいけない書類を選別

　「文書管理規定」とは、会社の文書管理に関する決め事のこと。社史や登記、資産に関するものは永年保存が必要ですし、商法や税法で一定期間の保存を定められたものもあります。分からなければ総務部などに問い合わせ、特に社内で規定がない場合は、公認会計士や税理士に聞いてみましょう。

　文書管理規定が決められた書類は、勝手に捨ててはいけません。分類してファイリングし、ラベルを貼って中身が分かるように保管を。規定に当てはまらない書類を捨てるか否かは、自分で判断して決めましょう。