書類の捨て時決定版　仕事がはかどるデスクの鉄則　

自分でルールを決めて、捨てるべき書類を見極める

　では、捨てるべき書類を見極めるには、どのように判断すればよいのでしょうか？ 効果的な方法をいくつか挙げてみました。

書類との距離を徐々に広げていく

　一つは、書類が生まれたら手元に置き、役目を終えたら少しずつ遠くへ移していく方法。まず、作成中、あるいは進行中の書類は出し戻しが多いので、クリアフォルダに入れてデスク上に立てておきます。これなら、必要なときにゼロアクションで取り出せて便利。保管はデスク中央の引き出しなど、出しやすい場所にしましょう。

　その仕事が完了したら、残すべき書類を選んでファイリング。ファイルは引き出しの3段目や共有キャビネットへ収納し、1年に1度、見返すくらいになったら遠くの書庫へ移動します。このタイミングで廃棄してもよいでしょう。使用頻度によって近くから遠くへ移せば、デスクに書類の山ができることもなく、仕事がはかどるはず。

収納場所が一杯になったら捨てる

　続いて、収納スペースに入り切る分のみを保管する方法。例えば、3段目の引き出しに新しいファイルが入らなくなったら、古いファイルから捨てていきます。ちなみに、この方法は蔵書管理にも活用可能。私の場合、本棚が一杯になったら読まなくなった本に「ありがとう」と言って捨てるので、本棚を増やすことはありません。

ダブったものは共有分を残して廃棄

　パンフレットやマニュアルなどは、おのおので持つ必要はありません。共有キャビネットに入れ、みんなが自由に見られるようにしましょう。最近は、企画書なども人数分ではなく「1部で結構です」という企業もあります。関係者で回覧し、共有キャビネットで保管するので、ペーパーレス化も推進できるそうですよ。

郵便物はその日のうちにチェックを

　忙しいからと郵便物を未開封のままにしていると、あっという間にたまってしまいます。すぐに開封し、その場で捨てるか、ファイリングするかを決めましょう。どうしても決められない場合は1か所に立てておき、1カ月に1度、見返してください。結局、捨てる確率が高いことに気付くはずです。