手帳やメモ帳とは違う! ノートを使うべき5つのシーン

 手帳はスケジュールを、メモ帳は仕事の指示や伝言などを書くもの。では、ノートはどのようなときに使うのでしょうか? 仕事を教わるとき、打ち合わせをするときなど、いくつかありますが、具体的には以下の5つのシーンで活用していただきたいですね。

1:仕事の手順を書く

 一通り仕事を終えたら、手順やフローをノートに書く。そうすると次回、同じ仕事をするときにスムーズに処理できます。いわば自分用のマニュアル。特にルーティンワークでのミスやモレをなくせるので、ぜひ書くようにしてください。

 記入する内容は、例えば会議室の予約の仕方や、出張が決まったときにすべきことなど。上司と一緒に行く出張が多いなら、「○○課長は新幹線の通路側席」「ホテルは禁煙室」など、上司の好みも書き添えておきましょう。その通りに手配すれば、きっと「気が利く人」という評価につながるはずです。

2:人から聞いた話を書く

 商談中や会議中、上司の面接中といったシーンでもノートを活用したいもの。特に営業や商談の場では、相手の話の中にたくさんのヒントが隠れているので、要望や不満などは聞き逃さずに書いておきましょう。

「部長の話、いい話だったのに忘れた」なんてこと、ありませんか? (C) PIXTA

3:考えをまとめる

 情報を整理するとき、問題を解決するときなどは、ノートに項目を書き出すのが効果的。ただ頭の中で考えるだけではまとまりにくくても、書き出すことでそれぞれの項目がハッキリし、結論を導きやすくなります。

4:アイデアを出す

 ゼロベースで思いついたことや、ひらめいたことを書きましょう。メモ帳でもよいですが、ノートは1冊にまとめられるのがメリット。アイデアを書き留めるページを決めておけば、仕事のヒントが欲しいときなども一度に見返せて便利です。

5:振り返りを書く

 日々の業務を振り返り、記録することはとてもよい習慣です。ミスをしたら放置せず、いつ、どんなミスをしたのか、原因は何なのか、同じミスを繰り返さないための対策まで書いておくのがオススメ。後で読み返すと、「あのときのミスのおかげで今がある」と、前向きに捉えることができます。

 とはいえ、悪いことばかりでは気持ちが沈んでしまうもの。うまくいったことやそのための工夫、何分スピードアップできたかなど、改善したことも書くようにすると、誇らしい気持ちになれるはずです。