分かりにくい業務手順は自分でマニュアル化しよう!

 たいていのオフィスにあるのが、業務手順をまとめたマニュアル。業務の効率化や平準化を図って作られるものですが、意外と分かりにくいものもあるんです。これは、ベテラン社員が作ることが多いため。ある程度のスキルがあると専門用語を並べたり、初歩的なことを省いたりしがちなので、初めてその業務に携わる人にとってはマニュアルの用をなさないのです。

結局救ってくれるのは、「自分用マニュアル」

 分かりづらいマニュアルは、あなたを救ってはくれません。そこで作成したいのが「自分用マニュアル」。以前、「社会人のノートは「忘れるために書く」 ミスゼロ記録法」でもお伝えしたように、一通りの業務を終えたら、手順やフローをノートに書いておきましょう。

 次に同じ仕事をする際も、このマニュアルを見返せばスムーズに処理できるもの。以前と同じ質問をして、相手に「また聞きに来た」とうんざりされることも避けられますよ。

「自分用マニュアル」の具体的な作成方法

 「自分用マニュアル」に書くのは、業務に関わること全般。会議室の予約の取り方や、出張が決まった際にやるべきことなど、オフィスのマニュアルにはないものもどんどん書いていきましょう。

端末やPCの操作方法は画面を印刷して貼る

 仕事をスムーズに行うための「自分用マニュアル」ですから、作成に時間をかけるのは本末転倒。端末の操作手順など、ササッとメモれないものは画面を印刷して貼るようにしましょう。この方法なら時間がかからない上に、文章にするよりも断然分かりやすくなります。Excelの関数入力、ショートカットキーのリストなども、参考にしたサイトを縮小印刷して貼っておくと便利。

自分仕様にすれば、ムダも省ける (C) PIXTA
自分仕様にすれば、ムダも省ける (C) PIXTA