ムダに長い、内容がない…。相手をうんざりさせる返信とは？

　丁寧さを心掛けるあまり、メールがどんどん長くなったり、返信メールに再び返信したり……。こうした傾向は比較的、女性に多いように感じます。でも、本人は丁寧なつもりでも、相手はしつこく感じたり、うんざりしたりする可能性があるので注意したいですね。

丁寧過ぎても、ぶっきらぼうでもダメ

　少し前だと、丁寧に時候の言葉を入れたメールを送る人もいました。でも、通常のメールならその必要はありませんよね。かといって、あまりにぶっきらぼうな返信では、相手にいい印象を与えることはできません。

　では、冗長にならず、かつ柔らかい印象を与えるのは、どのような文面でしょうか？ 当然ながら、顔文字は言語道断。まさかと思うかもしれませんが、実は少ないながらもいるんです、顔文字を入れてくる人。でも、ビジネスメールに使うなら、せめて「！」程度にとどめておきたいですね。

「ありがとうございます」はマジックワード

　相手に冷たい印象を与えず、コンパクトな返信を心掛けるなら、一言お礼を添えるのがオススメです。例えば、頂いた書類に修正を加えて返信する場合、「赤字を入れました」で終えるのではなく、「ありがとうございます！ 赤字を入れました」という文面にする。これだけで、柔らかな印象になりますよ。