丁寧過ぎるメールは時間のムダ。そうは言っても、簡略化が過ぎると「素っ気ない」とか「失礼な人」なんて思われてしまうリスクもあります。そんな誤解を避けつつ、簡潔にメールをやり取りする方法とは? すずまり姉さんに聞いてみました。

(登場人物)

やる子(30歳)すずまり姉さん(40代)
左:やる子(30歳)/仕事に対しては真面目で、やる気も十分なのに、なぜかいつも空回り……。ミスやムダが多く、残業しているのは自分だけという状況もしばしば。

右:すずまり姉さん(40代)/効率よくスマートに仕事をこなす。過去に数多の過ちをやらかした経験からミス、ムダ、残業を忌み嫌う。厳しさと愛をもって全力で後輩を指導中。

時間をかけたくないメールの返信、どこまで簡略化すればいい?

 いつものように活気あふれる、日経YARUKIオフィス。すずまり姉さんもパソコンに向かい、次々と届くメールを華麗に処理していきます。

すずまり姉さん 「今日はまた、ずいぶんメールが多いわね……って、あれ? この添付ファイル、どうして開かないのかしら。……え~い、開け、ゴマ!」

 そう言って、解凍できないファイルに念を送るすずまり姉さん。その様子をいぶかしげに見つめながら、やる子は恐る恐る近寄っていきます。

やる子 「あの、すずまり姉さん、何をしていらっしゃるのでしょうか……?」

すずまり姉さん 「あら、やる子、お疲れさま。添付ファイルがなぜか開かないから、呪文を唱えていたとこ」

やる子 「い、いや、呪文て……。それはさておき、この間教えてもらった業務改善の方法で、ちょっとご相談があるんですが」

すずまり姉さん 「なあに? また営業部長とトラブったとか?」

やる子 「いやいや、それは大丈夫なんですが、メールの返信でちょっと迷っちゃって。字数を減らすことを実践しようにも、どこまで減らしていいものなんでしょう?」

すずまり姉さん 「あ~。確かに、さじ加減は迷うところよね。んじゃ、角が立たない方法を伝授しようじゃない」

やる子 「はい、お願いします!」

丁寧なメールもらったのにこんなに簡素な返信でいいのかどうなのか、モヤモヤモヤ… (C) PIXTA

■メールにかける時間を短縮する方法は…
 → 「社員ができる仕事改善『やめる → 減らす → 変える』方法」