簡略化しているのに好印象メール「ミラー返信」のコツ

簡略化したメールでも「失礼な人」と思われない方法

　初めてメールを送る場合でも、できるだけ簡略化したい！ そう思うなら誤解を招かないよう、フォローの一文を入れるのも一つの方法です。

「誤送信に備えて」を理由に社名や肩書きを省略！

　私が以前、ある銀行の方からいただいたメールは、社名や肩書きなどがなく、「鈴木様」から始まっていました。そして最後に入っていたのが、「万一の誤送信に備え、貴社名とフルネームは割愛にて失礼いたします」という一文。必ずしも入れる必要はありませんが、入っていると丁寧ですよね。

　メールに相手の社名や部署名、フルネームまで入れていると、間違いを見直す箇所も増え、時間がかかってしまうもの。上記のようなフォローの一文を入れれば、省略しても悪印象を与えずに済みます。署名の上に一文を入れて登録しておくと、毎回書き足さずに済みますよ。なお、宛名に付ける敬称は「○○様」が最も丁寧。「○○さま」だと柔らかい印象になりますが、気心が知れた相手なら「○○さん」でもよいでしょう。

徐々に相手とのメールの距離感をつかめばOK！ (C) PIXTA

「時間を大切に使いたいので」の一文でフォローする

　同じく私の体験談ですが、とても簡潔にまとめられたメールをいただいたことがあります。このときのフォローの一文は、「時間を大切に使うために、シンプルに書いております」というもの。なるほど、参考になりますね。社内なら問題ありませんが、重要なクライアントに送るときは「自分本位」と誤解されかねないため、相手のメリットを強調するのがオススメ。「お忙しい○○様の時間を大切にしたいので、短文にいたしました」と書けば、失礼には当たりません。

　また、自分の状況をさりげなく一言添えるのも一案です。「外出中のためスマホから用件のみにて失礼します」と書けば、3行以内のメールで十分でしょう。