必要なモノをすぐ取り出すために、「整頓」の3原則を実践しよう!

 職場の環境を改善する方法の一つに、「5S」と呼ばれる活動があります。これは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字から成る言葉。今回、取り上げるのは、このうちの「整理」と「整頓」です。といっても、不要物を分けて捨てるまでを指す「整理」のコツは、以前にもお伝えした通り。そのルールにのっとって、いらないモノはどんどん処分しましょう。


モノを処分した跡地に何を置くかを決める「整頓」

 いらないモノを捨てたら、次はモノの置き場所と置き方を決める「整頓」。これをしっかりしておけば、探し物をする時間を減らせて仕事の効率アップに繋がります。「整頓」は、「見つけられる」「すぐ使える」「すぐ戻す」という3原則があるので、これにのっとって行うのがよいでしょう。

整頓3原則

1.見つけられる

2.すぐ使える

3.すぐ戻す

1.「見つけられる」ように、置くときのルールを決める

 3原則の一つ目が「見つけられる」。これは、必要なモノを必要なときに「見つけられる」よう、モノの置き場所と置き方のルールを決めておくことです。例えば、「よく使うハサミは、デスクの一番上の引き出しの一番手前」「見られたくないものは引き出しの奥」といった形。書類なら種類ごとにまとめてファイリングし、時系列順に保管します。データも同じで、フォルダにまとめて保管しましょう。こうやってルールを決めておけば、使いたいときにすぐ取り出せます。

2.「すぐ使える」ように、使う場所の近くに置く

 ツールや消耗品は使う場所の近くに置き、「すぐ使える」ようにしておくと便利です。コピー用紙なら、常に3束程度をコピー機近くに置くのがオススメ。いちいち書庫まで取りに行くのは、時間がもったいないですからね。また、パッと見で何かが分かるようにしておくことも重要。ファイルなら、グルーピングしてラベルを貼っておけば、いちいち開く手間が省けます。こうした「見える化」で、さらなる効率アップを目指しましょう。

3.使った後は「すぐ戻す」を徹底して、迷子をなくす

 3原則の三つ目は、使った後に「すぐ戻す」ことです。ハサミを使った後、「また使うかも」とデスクに置きっ放しにしておくのはNG。他のモノに紛れてしまい、使いたいときに探す羽目に陥るかもしれません。戻さずに手間を省いたつもりが、実はあだになることもあるので、使い終わったら「すぐ戻す」を徹底してください。

使ったら戻す、使ったら戻す そうすればいつもスッキリ (C) PIXTA
使ったら戻す、使ったら戻す そうすればいつもスッキリ (C) PIXTA