効率よく仕事をするために。書類の保管場所&方法を考える

 不要なモノを分けて捨てるまでが「整理」。中でも書類に対するコツは、以前もこのコラムでご紹介しましたね。書類が生まれたら手元に置き、役目を終えたら少しずつ遠くへ移動していく。つまり、書類のライフステージに合わせて置き場所を変え、最終的に手放すという方法です。


書類を使う頻度で保管場所&方法を見極めよう

 書類の置き場所が変われば、ファイリングの方法も変わるもの。例えば、作成中や進行中の書類はたびたび使うので、中身が分かるクリアフォルダーにファイリングして手元に置きます。執務中はデスク上に立て、保管するときはデスク天板下の引き出しなど、取り出しやすい場所に置くのがよいでしょう。

 そうやって業務が完了したら、残すべき書類を選び、ポケット式のファイルなどにまとめて保管。デスク袖の下方にある引き出しや、キャビネットなどに移動させます。以降は、使う頻度に合わせて書庫などへ遠ざけていき、最終的には廃棄するという流れですね。

図のように、書類を使う頻度で保管場所&方法を見極めて移動させるといつもスッキリ
図のように、書類を使う頻度で保管場所&方法を見極めて移動させるといつもスッキリ