メタボなメーラーから卒業できる！「受信トレイは5通まで」ルール

　大切なメールを見落としてしまう一因は、受信メールのため込みです。日々、多くのメールが届くため、受信トレイにすべてのメールを並べたままでは埋もれてしまうもの。画面をスクロールしないと確認できないメールも増える一方となれば、見落とすのも当然ですよね。

届いたメールは「手動」と「自動」で仕分けする

　メールを見落として返信が滞ると、「仕事が遅い人」という烙印（らくいん）を押されるだけでなく、納期遅延のリスクも高まります。そこで提案したいのが、メールを仕分けして「受信トレイは5通まで」ルールを定めること。フォルダを作って適宜仕分けし、受信トレイに残す数を決めてしまえば、届いたメールがきちんと管理できるようになるんです。

　フォルダによる管理は実践している人も多いでしょうが、日付や相手、案件などで細かく分け過ぎるのは非効率。私はシンプルに「処理済み」のフォルダを作って、「返信する」「頼まれた資料を送る」などの対応をしたメールを手動で移動しています。もう一度読むメールにはフラグを付けておけば、検索したときに見つけやすいですよ。

　一方、メルマガやニュースなどは「メルマガフォルダ」を作成し、自動で仕分け。この自動仕分けの操作方法はメーラーによって異なるので、分からないときは各ソフト会社のホームページなどで確認してくださいね。

「5通まで」ルールで、受信トレイをTo Doリスト化

　上記のような仕分けに加え、時間をかけずに処理できるメールにはすぐに返信するクセを付けるのも大切。そうやって「受信トレイは5通まで」ルールを適用し、スッキリさせておけば、メールの見落としがなくなっていちいち探す時間を減らせます。これでもう、受信トレイに残ったメールはペンディング案件だけ。やるべきことが目に付きやすくなり、To Doリストとしても使えますよ。

「受信トレイは5通まで」ルールを徹底。外でもスマホですぐ返信！　(C)PIXTA
「受信トレイは5通まで」ルールを徹底。外でもスマホですぐ返信！　(C)PIXTA

仕分けは過信せず、定期的なチェックを欠かさずに

　たとえきちんと仕分けしているつもりでも、誤って別のフォルダに入ってしまう可能性はゼロではありません。これもまた、メール見落としの要因となるので、「削除済みアイテム」や自分で作った「処理済み」フォルダなどは定期的にチェックしましょう。また、自動仕分けでは、必要なメールがなぜか迷惑メールとして認識されてしまうケースもあるもの。同じように、迷惑メールフォルダも定期的に確認してください。