忘れ物やミスがなくなる「手作り仕事アイテム」3つ

お手製仕事アイテム1・忘れがちなものをまとめて入れた「忘れ物ポーチ」

　「電車に乗ろうと思ったら、お財布を忘れた！」「名刺を忘れて、交換できなかった……」なんて経験、ありませんか？ 「忘れ物ポーチ」は、そんなときにあなたを助けてくれる仕事アイテムです。

すずまり姉さんも実践している「忘れ物ポーチ」の作り方

　「忘れ物ポーチ」の作り方は簡単。100円ショップなどで売られているスライダー付きポーチに、ハンカチやティッシュなど、忘れがちでダブってもいいものをまとめて入れておくだけです。私は万が一、お財布を忘れたときのために、3000円ほどの現金も入れています。

　これは、私がかねて提案している「化粧ポーチ収納法」の一つ。出先で使う化粧ポーチにはメーク直しに必要な道具だけを入れるのと同じように、「外回り」「プレゼン」といった目的ごとのポーチに、それぞれ使うものだけを入れておくという方法です。例えば「外回りポーチ」なら、スマホの充電器や予備の名刺5～10枚、さらに相手が不在の場合などに伝言を残すため、メモか大きめの付箋などを入れておくといった具合。これなら、ことあるごとに持ち物を用意する手間がなくなる上に、忘れ物のリスクを減らすこともできますよ。

編集部が実践して作った「取材用ポーチ」。ペン、名刺、付箋、メモ帳、充電器、ICレコーダーが入っている

お手製仕事アイテム2・同じことを何度も聞かなくなる「自分用マニュアル」

　続いてご紹介するアイテムは、業務の手順やフローなどを自分でまとめる「自分用マニュアル」です。たいていのオフィスにある業務手順のマニュアルとの違いは、あくまで自分が分からないことが載っている点。一般的なマニュアルはベテラン社員が作ることが多いので、専門用語が並んでいたり、初歩的なことが省かれていたりしますが、「自分用マニュアル」なら自分に必要なことすべてをまとめられます。

この一冊があれば、同じことを何度も聞かなくて済む上、引き継ぎもラクラク

業務手順の他、端末の操作方法などもまとめておくと便利

　仕事が一通り終わったら、「自分用マニュアル」に手順やフローを書いておく習慣を付けましょう。そうすれば次回、また同じ仕事をするときに見返して、スムーズに処理できますよね。会議室の予約の仕方、出張が決まったときにすべきことなど、オフィスのマニュアルにはないこともどんどん書くようにしましょう。

　また、端末の操作手順のように簡潔に書けないものは、画面を印刷して貼ると便利。同じようにExcelの関数入力、ショートカットキーのリストなども、参考にしたサイトなどを印刷して貼っておくと、何度も検索する手間がなくなります。

注意事項も書いてインデックスを付ければ、最強のマニュアルが完成！

　この他、注意事項やミスしたことなども、書いておきたいところ。特に後者は同じことを繰り返さないためにも、反省や今後の誓いまで残しておくといいでしょう。「自分用マニュアル」は何度も見返すもの。一案件につき見開き1ページで書くようにして、付箋でインデックスを付けておくと、必要なことが探しやすくなりますよ。