お手製仕事アイテム3・似た書類の作成時間が縮められる「テンプレート」
3つ目のアイテムは「テンプレート」です。こちらは、同じようなメールやExcelの関数入り書類などを作成することが多い人のためのお助けアイテム。請求書や企画書といった、同じデータを使い回す書類の作成時にも活躍します。
ただし、変更すべき箇所を見落とす場合もあるので要注意。請求書の宛名を別の会社にしてしまった、なんてことでは、あなたの会社の信頼にも関わります。テンプレートの変更すべき箇所は、赤字にしたり塗り潰したりして目立たせるようにしてください。
Excelやメールなど、既成の仕事アイテムではありがちミスにご注意を！
最後にお話ししたいのは、お手製ではなく既成のビジネスツールのありがちミス。先ほども触れたExcelやメールについてです。
数式間違い、添付忘れ…。身に覚えのあるミスいろいろ
Excelでありがちなミスといえば、数式の間違い。消費税の税率を間違えて請求額が減ってしまった……なんてことは、決して少なくありません。また、Excelのシートを消し忘れているケースもありがち。私も先日、ある会社からいただいたExcel製の契約書に、別の方宛ての契約書がシートで残っているのを発見してしまいました。恐らく、そのシートをコピーして私宛ての契約書を作ったのでしょうが、相手や状況によっては大きな問題になるので必ず見返すようにしたいですね。
一方、メールでありがちなミスの代表格といえば、やはり添付ファイル忘れ。メールの件名に【添付忘れ】なんて書いて再送した覚えのある人は、相当数いるのではないでしょうか？ これを防ぐには、本文を書く前にファイルを添付するのが効果的。本文を書き上げるとホッとするので、つい送信ボタンを押してしまいがちですが、先に添付しておけば忘れることはなくなります。他にも、署名部分に、自分宛てのメッセージ「★★ちゃんと添付しましたか？？？？？★★」を入れておくというのも一つ。
この他、宛名の書き間違いも、メールでありがちなミス。原因のほとんどがうろ覚えや思い込みなので、横着せずに検索したり、相手が書いたものをコピー＆ペーストして入れるようにしてください。
◆忘れ物がなくせる「化粧ポーチ収納法」
◆「自分用マニュアル」で同じミスを繰り返さない！
◆「テンプレート」で書類作成を時短
◆Excelやメールのありがちミスに気を付けよう
やる子 「うわ、『自分用マニュアル』、懐かしい！ 私もすずまり姉さんに聞いて、ガッツリ作ってたよ。おかげでコピーする書類の向きを間違えて、コピー機から何十枚も真っ白な紙が出力されることもなくなったんだよね」
ひよ子 「先輩、そんなことしてたんですか……」
すずまり姉さん 「そんなことを繰り返していたなんて、お仕置きモノだわさ。やる子、恐ろしい子……」
やる子 「うっ……。でも、紙はムダにしていませんよっ。その紙を使ってコピーし直したから、ちょっと裏側にホコリとか写っていたくらいだし」
ひよ子 「そういう問題なのかな……。それはさておき、先輩の『忘れ物ポーチ』、ぜひとも見たいです！」
やる子 「あ、見ちゃう？ 仕方ないなぁ。（バッグの中を探りながら）テレレレッテレー！ わーすーれーものポーチー！」
ひよ子 「……」
すずまり姉さん 「……某ネコ形ロボットのまねとか、しなくていいから。そんなこと言っている間に、あ～たたち、この連載も次回が最終回なのよ。知ってた？」
やる子＆ひよ子 「えぇえええ～っ！」
やる子 「ショック……。そうだ、すずまり姉さん、景気づけにさっきの恋バナの続き、してください！」
ひよ子 「私も聞きたいです！」
すずまり姉さん 「仕方ないわね。じゃ、ちょっと街に繰り出して語り合いましょっか」
やる子＆ひよ子 「はい、お供します！」
突然の最終回宣言に動揺しつつ、すずまり姉さんの後をついていくやる子とひよ子。果たして、すずまり姉さんの恋バナとは？ 詳細は、次回に続きます！
文／石川由紀子 キャラクターイラスト／小迎裕美子 写真／PIXTA
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