日々、社内外の多くの人とやり取りをし、マルチタスクをスムーズにこなしている広報女性たち。その秘訣はどこにあるのでしょうか。今回は、取材で分かった広報女性たちのお仕事ルールと、愛用する仕事の必須アイテムを紹介します。

 ◆特集バックナンバー ⇒「広報女子に聞く! しなやか仕事術」

 7人の広報女性を取材して分かったことは、以下の3つ。

1.段取りと準備はモレなく、しっかりと
2.情報収集は「リアル&ネット」をフル活用
3.コミュニケーションは常に「相手の立場」を意識

 広報職だけではなく、その他の仕事にも応用できるヒントがありそうです。では、順番に見ていきましょう。

1.段取りと準備はモレなく、しっかりと

 新商品発表会は数カ月前から準備をしたり、取材対応など突発的な仕事が入ったり。広報の業務は多岐にわたり、マルチタスクが当たり前です。そこでモノをいうのが段取り力と準備です。

「未来の週報」を先に書いて段取りに生かす

 「翌週の仕事の予定から『未来の週報』を書き、その際、詳細な段取りをしておきます」(川上産業・杉山さん)

 日報や週報などは仕事の結果を記録するものですが、未来の週報をあらかじめ書いてしまうことで段取りや準備に生かしているのが川上産業の杉山さん。「翌週の週報として、(1)誰と打ち合わせをするか、(2)交渉の内容、(3)どのような結果が理想か、などを書き出しておく」そう。その週が終わったら、修正するところは書き直します。次の週にどのように仕事を進め、どんな成果を得るかをイメージすると、調整や準備にモレがなくなります。さらには「結果の理想形と、現実的な落としどころをきちんと決めておく」ことも大切だといいます。

 杉山さんの例にならい、仕事の予定だけでなく成果をイメージして書き出してみると、準備しておいたほうがいいことがさらに明確になり、よりスムーズな進行につながりそうです。

スケジュールやONもOFFも一元管理、書類もまるっと管理

 「仕事の予定もプライベートの予定も一元管理。ダブルブッキングや、業務のヌケ・モレがありません」(ラ・プレリージャパン・矢吹さん)

 マルチタスクで仕事を進行する際に重要なのが、必要な情報を一元管理する仕組み。スケジュール管理では、矢吹さんは手帳にこだわります。A6サイズのバーチカルタイプが自身にとって一番使いやすいそう。重要な書類や資料は、最大12分類して持ち歩ける「エグザコンタ」のファイルを愛用。進行中の案件の情報にすぐアクセスできます。

案件別の情報をまとめて分類管理、すぐに取り出せるファイル
矢吹さんが愛用する、書類を12分類して管理できるフランスの文具メーカー「エグザコンタ」のマルチパートファイル。「大事な書類を1冊にまとめられ、探す手間が省けます」。マルチタスクをこなすための手放せないツール 写真/スタジオキャスパー

 大事なイベントやプレス発表会の場でも、情報をアクセスよくまとめることがポイント。日産自動車の鈴木さんの必携アイテムは、名刺用ポケット付きのバインダーです。合皮なので急な雨にも大丈夫。イベントの進行表など重要資料を入れています。

イベント当日の必携アイテム 進行予定をまとめたバインダー
屋外のイベントも安心な合皮のバインダーは名刺用ポケット付き。「女性らしい赤もお気に入りのポイント。進行表など重要資料を入れています」(鈴木さん) 写真/吉澤咲子
<まとめ>
● 仕事の成果をイメージして事前に書き出し、段取り力をアップ
● スケジュール、仕事の資料は一元管理