チームで仕事を進める際、皆さんはどんな情報共有ツールを使っていますか? 日経ウーマンオンライン編集部では、実際に使ってみて便利だった方法や、おすすめのお役立ちツールについて、読者の皆さんに実体験を聞きました。業務改善のプロである沢渡あまねさんに教わった「情報共有のコツ」と合わせてお伝えします。

【日経ウーマンオンライン×日経DUAL 共同企画】
(1)情報共有できてる? 社内の問題を解決する連絡方法【今回はここ】
(2)「報告・相談・共有」がうまく回るポイント7つ(日経DUAL有料会員限定)
(3)LINE、FBグループ駆使した共有術で商品企画数が2倍に
(4)ワーママ管理職が実践! チーム&後輩が育つ共有術(日経DUAL有料会員限定)
(5)週3回の共有をルーティンにして課題を「見える化」

メール・LINE・Slack… デジタルツールの活用法は?

 最初に紹介するのはデジタルツールです。業界を問わず活用されているメール以外にも、LINE、サイボウズ、Slackなど、さまざまなデジタルツールが使われているようです。

ニュアンスを伝えたいためよく電話を使いますが、その後必ず情報共有のメールを送り、認識のズレがないか確認しています。(32歳、サービス、SE)

打合せ後は必ず箇条書きでまとめた議事録を作ってメールで送っています。情報共有のコツは、議事録を完成させる前に「議事録を作っているんだけど、この内容でいいかな?」とメールで聞くこと。完成させてから送ると、「既に完成したもの」と見なされてしまうため、議事録に不備があっても誰も気にしません。でもその前段階で送ってみたら、みんなで議事録を完成させるという意識が生まれ、文字や内容の確認をしてもらえるようになりました。(45歳、教育・学習支援、経理)

私の職場は若手社員と役職者の上層部で年齢が大きく離れており、意見の相違が出やすい状態です。でも事前に大まかに意見をまとめておくと会議や打ち合わせがスムーズに進みます。(29歳、建設、経理)

サイボウズを社内全体で導入し、社員のスケジュールを管理しています。しかし導入当初は、「直行」「直帰」などの項目がなく帰社時間が分からなくて困ることが多々ありました。最近は予定に必ず出発時間・帰社時間・直行直帰を入力するよう徹底しています。(28歳、医療福祉関連、企画・一般事務)

執務地が異なるメンバー間の情報共有のためにSlackを導入しました。チャットツールなので質問しやすく、資料共有も容易にできます。作業項目(プロジェクト)ごとにチャネルも変えられるので、資料が探しやすくなりました。(27歳、製造、SE)

会議開催前に資料を共有フォルダに入れ、案内するようにしています。時間のある人は事前に資料を確認できるため、会議で意見が出やすくなりました。(56歳、情報通信・IT、一般事務)

Googleカレンダーに予定を記入し、スケジュールを共有しています。今、誰がどこで何をしているのか把握できるので、仕事の依頼や確認の電話をしやすくなりました。(41歳、マッサージ施術)

スウェーデンの会社が作ったIntelligence2dayというアプリソフトを利用し、世界中にあるオフィスと情報を共有しています。費用とライセンス数の関係もあるので、今のところは全世界で100名のメンバーが活用しています。Slackは気軽なおしゃべり感覚で利用していて、マーケティングに関係するチームの新密度アップに一役買っています。(55歳、製造・マーケティング)

職場のコミュニケーションを活発にして業務の効率化を図るには、デジタルツールの導入も効果的です (C)PIXTA

 閲覧しやすいメールで情報共有を行っている企業が多数を占める中、LINEやSlackなど、チャット感覚で使えるデジタルツールを活用している読者も多く見られました。チャットツールは相手を長時間引き留めず気軽に相談できるため、導入する企業が増えているようです。

【業務改善士・沢渡あまねさんの評価ポイント】

 「最近はチャットに慣れている人が増えてきたため、『チャットを導入したら普段あまり話さない部下が相談してくれるようになった』という事例をよく聞きます。読者の事例にもあったようにその手軽さが、多忙な職場で質問をしたり意見を述べたりするコミュニケーションのハードルを下げているのだと思います。メールも有効な連絡手段の一つですが、メールでの情報共有が難しい場合は新しいデジタルツールを試験的に導入するのがおすすめです」(沢渡さん)

<次ページからの内容>
●意外と便利! アナログ手法のほうが合う職場とは?
●「伝達ノート」で取引先の情報をヌケ・モレなく報告
●忙しい上司への報告には「付箋メモ」が効く
●全員出席できない会議は「事前アンケート」を活用
●職場の不満を消す「20分の対面ミーティング」
●「課題共有」と「解決方法」を話し合い業務を効率化
●緊急時はLINE、資料はメール… ツールを使い分け
●「どこで何をする予定か」自分の行動を自己開示