「データ行方不明問題」はDropBoxで解決

 新案件が始まると、商品のパッケージ画像や写真、イラスト、ホームページの素材などのデータが増え、そのたびにフォルダを新設。多数のフォルダが横並びになってしまい、探しているデータがなかなか見つからない……。そんな状況に悩まされた経験はありませんか?

 デザインを担当している瓜生さんによると、データの保持者が分からなかったり、社員全員で共有しているフォルダの中でデータが行方不明になってしまったりすることが社内でも起きていたそう。また、担当者の帰宅後にデータが必要になった場合、他の社員にはデータの在りかが分からず翌朝まで対応ができなかったことも。

 そこで活用し始めたのが、データの共有ができるオンラインストレージサービス「DropBox」。閲覧できる人をチームごとに決め、商品に関わる社員が必要なときに必要なデータをすぐに取り出せる環境を整えました。

 また、スマホで撮影した写真を整理して共有できるのも「DropBox」の特徴の一つ。最新版のパッケージ画像や修正済みのデータなど、外出先でも即時に確認できるため時短にもつながります。

DropBoxに資料を集約。必要なときに必要なデータをすぐに取り出せる 写真/木内さん提供

悩みを共有して早期に解決! 1対1の月初ミーティング

 さまざまなデジタルツールによって便利になる一方、外出先での作業が増えるほど顔を合わせて話す機会は減ってしまいます。リーダーの木内さんが考案したのが「月初ミーティング」。毎月1回、上司と1対1で話せるよう予定を組んでおき、相談を習慣化しているそうです。

 「1対1でなければ話しづらいこともあると思い、月初ミーティングを導入しました。このミーティングは売上などの数字を確認する場ではなく、チームメンバーの悩みを解決する場です。事業部長としてまずはチームメンバーの意見を聞き、その後『来月はこうしてみよう』と提案することで、相談しやすい雰囲気をつくっています」(木内さん)

 「月初ミーティングが始まり、学業と仕事の両立などオフィスでは話しにくい悩みを相談しやすくなりました。最初は緊張して社内では積極的に話し掛けられませんでしたが、木内さんと1対1で話せたことでコミュニケーションのハードルが下がり、社内での会話も増えた気がします」(瓜生さん)

「月に一度のランチミーティングでは、じっくり悩みを聞いてもらいます」(瓜生さん)

 瓜生さんによると、もし壁にぶつかっても「来月の月初ミーティングで相談してみよう」と思うことで気持ちを整理しやすくなったそう。社員一人ひとりが自分の悩みを抱え込むのではなく、自ら話すことで、解決の糸口が見つけやすくなっているようです