「トライ&エラー」でツールの利用を習慣化

 「LINE」や「Facebookグループ」など、さまざまなツールの活用事例をお伝えしてきましたが、たとえ会議で新しいツールの導入を決めても、浸透しなければ意味がありません。上司から「このツールを使うことにしたから設定しておいて」と頼まれても、日ごろの業務に追われていたらついつい後回しにしてしまうという人もいるかもしれません。

 数々のコミュニケーション方法を実践し、導入に成功してきた「あしたるんるんラボ」では、新しいツールをどのように導入しているのでしょうか? 利用方法や習慣化のコツを広報の村田さんに聞きました。

 「アイデアを思い付いたら会議で提案し、その場で実行します。例えばFacebookグループは会議中に作り、その場で使ってみて意見交換をしながら仕様を変更しました。その後、次の会議までを試用期間に設定し、効果があれば続行、負荷が大きければ中止。トップダウンではなく社員同士で話し合って決めているから浸透しやすいのかもしれません」(村田さん)

 村田さんによると、事業が多様化・複雑化している中でさまざまなツールを活用し始めたため、社員は常に「改善」を考えるようになったそう。社員から声が上がったときはトップが真剣に耳を傾け、積極的に反映しているそうです。

 またルールの明文化はあえてせず、会議の議事録に残す程度にしているとのこと。どんなツールを導入する際もかしこまって大々的に実施するのではなく、実験的に始めることでハードルを低くしているそうです。「トライ&エラー」を繰り返して改善を重ねることが、コミュニケーションを円滑にする秘訣なのかもしれません。

「トライ&エラーを繰り返すことが、報告・相談・共有をスムーズに行うコツです」(木内さん)

 「新しいコミュニケーションツールを導入したら、すぐに社員全員に浸透させて、絶対に成功させる!」という意気込みも大切ですが、あらゆる施策がスムーズに進むとは限りません。状況に応じて柔軟に対応し、自分たちに合ったコミュニケーションツールに変えていきたいものですね。

文/華井由利奈 写真/的野弘路