作業の効率化が下手な3タイプ　あなたがすべき対策は

3つのベタをつぶすためにすべきこと

＜段取りベタにオススメの対策＞

自分の作業見積もりを出してみる
→ 忙しいと思っていても、ひとつひとつの作業をあとで振り返ると、実はたいしたことをしていなかった、ということはありませんか？ 意外に自分が何にどれだけ時間をかけているかを把握できていないものなので、まずはストップウォッチを用意して、自分の仕事内容を把握してみることをおすすめします。

細切れ時間に進める仕事をリストアップしてみる
→ 突然の時間変更など、突然できた空白の時間や待ち合わせ前のちょっとした数十分を、ネット徘徊などで無為に過ごすことを避けるだけでも時間は有効に活用できます。細切れ時間ができたら進めたい仕事をリスト化しておき、予定が空いたときに見返すようにすることをおすすめします。

＜優先順位ベタにオススメの対策＞

チームへの貢献度×自分の担当度のマトリクスで仕事を割り振る

できる人は上半分に注力しているのです

　過剰品質に陥りがちな人は、自分が動くことで最大限効果がある作業の見極めに時間がかかっていることが多いものです。上記の図を参考に、上半分の仕事に注力するよう意識するだけでもだいぶ変わります。なお、このタイプは頭では分かっていても相手とのコミュニケーションで遠慮してしまい、つい余計な仕事まで引き受けることになる場合も多いので、この連載では後ほどコミュニケーションのコツについてもお伝えしていきます。

＜標準化ベタにオススメの対策＞

自分の作業手順書を作ってみる
→ 急に「来週から違う部署に異動して！」と言われたら慌てますよね。仮にそんなことがあっても大丈夫なよう、一度自分がしている業務内容の作業手順書を作ってみましょう。あなたの仕事を全く知らない人が見ても、仕事内容が分かるように手順書を作ることができたら、「自分でやったほうが早い病」から脱却することができて、人に任せることがラクになります。

物、情報の定位置を決めてみる
→ 探し物で時間を取られ、本来の仕事に取りかかるのに時間がかかることが多いのがこのタイプです。何がどこにあるかが分かるよう、引き出しの物の定位置を決めたり、ファイルの名前の付け方にルールを決めたりして、探し物での時間のロスを最小限にするだけでだいぶ仕事がスムーズに回っていきます。

　次回は、3つの「ベタ」つぶしのための方法を、詳しい事例を出しながら説明していきます。どうぞお楽しみに。

文／池田千恵　写真／PIXTA