「働き方改革」と言っても、会社や人事の変革を待っていてもらちが明かない。会社が変わる前に自分が変わっていかないと、一番先に割を食うのは、真面目に創意工夫をしながら仕事をしている私たち――。この連載では、働き方改革のコンサルティングを行っている池田千恵さんが、明日からすぐに実践できる仕事術・時間術・コミュニケーション術などを紹介していきます。今回は、段取りベタな人に向けて、作業効率化のコツを教えます。

気づいたら定時を過ぎてしまう 段取りベタAさんの1日

何も進まないまま、また1日が過ぎてしまった (C) PIXTA

 10月より開始した新連載「じぶん働き方改革」。前回の記事「作業の効率化が下手な3タイプ あなたがすべき対策は」では、段取りベタ、標準化ベタ、優先順位ベタを改善することが残業を減らす鍵とお伝えしました。今回より3回にわたり、それぞれの「ベタ」をつぶす具体策について解説していきます。今回は「段取りベタ」対策についてです。

 まずは、一生懸命働いているはずなのになかなか仕事が終わらない、段取りベタAさんの1日を見てみましょう。

7:00~
携帯の目覚ましが鳴る。ベッドの上で横になりながら「今日の洋服何にしようかなー」と考える。

7:45~
え? もうこんな時間! 二度寝しちゃった! あわてて家を出る。

8:00~
満員電車に揺られている間はSNSを見て暇つぶし。

8:45~
車内でぎゅうぎゅうに押されたから、洋服やメイクも乱れてしまった。出社したらまずはお手洗いでメイクを直す。

9:00~
コーヒーサーバーからコーヒーを注いでほっと一息。バタバタしていて朝ごはんも食べられなかったけどしょうがない。お昼まで我慢しよう。

9:15~
まずは、大量に届いているメールを次々に処理することに。

10:15~
メール処理をしているうち、あっという間に1時間がたってしまった! まずは今日絶対終わらせなければいけない企画書作成に取りかかる必要があるけれど、その内容を完全に把握しないまま請け負ってしまったみたい。進めているうちに分からないことが出てきてしまった。もう一度上司に確認しなければ。上司のスケジュールは、っと……。共有のスケジュールを確認。

10:20~
えー! 上司は、取引先で10時~12時まで会議に出席中だって。帰ってくるのは13時以降……。もう会議に入っちゃって、メールしてもチェックしてもらえない。仕事が止まっちゃうよ。

13:00~
13時には帰ってくると言った上司。なかなか帰ってこないなぁ……。会議が長引いているのかな? 仕方がないから質問をメールにまとめて送ってみようかな。

15:00~
やっと上司が帰ってきた。「メール、見ていただけましたか?」と確認したところ「見ていない」とのこと。時間をかけて書いたのに無駄になってしまった。仕方がないから口頭で確認。やっとすべきことが分かった。ああ、気づいたらもう15時だ! この企画書、定時の17時半までに終わるかな……。まずは手を付けてみないと分からないな。

17:30~
まずい。19時から学生時代の友達と女子会の約束をしているのに……。終わりそうもないな。

18:30~
19時の会は遅刻決定。遅れるから先に始めてて、とLINEを送る。まあ、気の置けない仲間なので遅刻しても問題ないけど、この会にはいつも遅刻しちゃうな……。

20:00~
結局やっつけで終わらせ、急いで会場に向かう。明日は土曜だけど休日出勤でこっそり出社してリカバーすればいいや。やっとみんなと会える……。とりあえず今は仕事のことは忘れよう!