「会社では教えてもらえない 仕事が速い人の手帳・メモのキホン」の著者・伊庭正康さんに手帳活用法について伺っている、特集「仕事の悩みが解決する手帳術」。第三回の今回は、手帳を使って自分の夢をかなえるためのポイント3つを教えていただきました。なかなか前に進めずもやもやしている……。そんなあなたにおすすめの回です。

 前回「時間の余裕がつくれる手帳 誰でもできるポイント4つ」では、「手帳を使って毎日の時間に余裕をつくる」方法について紹介しましたので、今回は、もう少し長期的な視点で手帳について考えてみましょう。引き続き、お話を伺うのは伊庭正康さんです。キャリアアップを目指したい、家族との時間を増やしたいなど、「自分のやりたいことをかなえる」ための手帳メソッドを教えてもらいました。

編集部がやってみました

1.3週間先のスケジュールを埋める

 伊庭さんが部下の手帳をチェックする際、3週間後を見るといいます。一体何をチェックしているのでしょうか?

 「スケジュールがどれほど埋まっているのかを見ています。3週間後がスカスカなのは、人の予定に振り回されているばかりで、自分の時間をコントロールできていない証拠です」

 初回に伺った、「予定は自分で作るもの」という考えにも通じてきそうです。先のことであっても、大切なスケジュールは優先して入れておくのですね。

 「例えばアポイントが1件あったとして、その時間だけを空けておけばいいわけではありません。情報収集や、提案内容の組み立てなどの事前準備が必要になってきますから、それもあらかじめスケジュールに組み込まなくてはいけないんです。それをしていないと、直前に慌てて準備をすることになってしまう。時間をかけてきちんと準備をしたほうが、間違いなく成果につながりますよね。誰かの予定が飛び込んでくる前に、自分で時間を確保しておく必要があるんです」

 デスクワークでも、ルーティンワークの報告書やレポート作成の時間、会議室を予約するタイミングをあらかじめスケジュールに入れておけば、仕事の抜け漏れがなくなりそうです。

 「無理やりにでも先のことを考える習慣を付けると、とても気遣いのできる人になれると思います。『この資料が必要になりそうだ』『会議の前に議題を確認しておこう』など、他の人よりも少し先を見ているということですから。初めは大変かもしれませんが、続けるうちに自然とスケジュールを埋めていくことができるようになりますよ」