ムダを省く「一元化」管理法

 多忙な村木さんが仕事を効率化するために心掛けているのが、「一元化」。ランチを兼ねて忘年会の会場の下見に行き、手帳は1冊にまとめ、プライベートのTO DOは複数のアプリを使わずにLINEの一人グループ機能でチェック……と「なるべくムダな時間と手間を省く」ことを徹底しています。

 それでは村木さんが日々実践している時間管理術&仕事術を教えてもらいましょう。

手帳は1冊で管理

 過密スケジュールを抱えた秘書職の村木さんの手帳は、多機能手帳かと思いきや……長きにわたって使っているのは、マンスリータイプののA4サイズ手帳といいます。複数冊ではなく、1冊に絞って使うのだそうです。

A4サイズのマンスリー手帳には予定がぎっしり。4色ボールペンで書き込みます。付箋は部署案件ごとに色を決めて使い分けます。赤いシールは来客対応。シールの数でいくつ来客のミーティングがあるか一目瞭然なので、お弁当手配などがスムーズ
A4サイズのマンスリー手帳には予定がぎっしり。4色ボールペンで書き込みます。付箋は部署案件ごとに色を決めて使い分けます。赤いシールは来客対応。シールの数でいくつ来客のミーティングがあるか一目瞭然なので、お弁当手配などがスムーズ

 仕事、プライベート、子育て――と用件ごとに色分けして1冊に書き込みます。書くのはペンを何本も持ち歩く必要がない、4色ボールペンです。

常時携帯するアイテムたち。iPhone、名刺入れ、手帳に記入スペースがなくなった際に使用する大きな付箋、4色ボールペン、レターを書く際に使う万年筆、集中してパソコン作業するための目薬、リフレッシュのためのミントタブレット
常時携帯するアイテムたち。iPhone、名刺入れ、手帳に記入スペースがなくなった際に使用する大きな付箋、4色ボールペン、レターを書く際に使う万年筆、集中してパソコン作業するための目薬、リフレッシュのためのミントタブレット

 「スマホアプリも試してみましたが、すべての予定を詳細に入力して定型フィールドを埋める時間がもったいなくて、やめました。手帳ならサラッと一言、自分が分かるキーワードを書き入れば事足ります。また、仕事からプライベートまで1冊にまとめておけば、あっちこっち見て確認する手間が省けます。予定が終わったら、線で消していきます」(村木さん)

右は1カ月の予定を書き入れた状態のページ(写真は数年前まで使っていた別の手帳)、左は終わった予定を取り消し線で消した状態のページ(最近使い始めた無印良品の手帳)。何が終わったのかを可視化しているのがポイント
右は1カ月の予定を書き入れた状態のページ(写真は数年前まで使っていた別の手帳)、左は終わった予定を取り消し線で消した状態のページ(最近使い始めた無印良品の手帳)。何が終わったのかを可視化しているのがポイント

 実際に手帳を拝見すると、取り消し線だらけのページが! 村木さんにとって任務完了の証しなんですね。